L’équipe responsable des projets de modernisation de l'IT doit traiter à la fois les questions métiers et les questions techniques. Pour uniformiser vos systèmes existants et façonner votre futur environnement informatique, vous avez besoin de faire des choix en termes de technologies. Ces dernières vous aideront à construire un écosystème sécurisé, fiable et durable.
À vos marques, prêts, partez !
Maintenant que la modernisation de vos systèmes d'information a été définie, et que vous avez passé en revue les avantages de celle-ci, à noter :
- réduire vos coûts
- améliorer le comfort de travail de vos collaborateurs, et
- augmenter la satisfaction de vos utilisateurs
Il est temps de vous demander : Par où et comment commencer ? Eh bien, vous êtes au bon endroit. En nous appuyant sur les années d’expérience de Bonitasoft qui ont permis à nos clients de se moderniser, nous avons élaboré ce guide en 4 étapes pour mettre à niveau les systèmes existants et accélérer la transformation numérique de l’entreprise.
Étape 1 – Définir le projet, avec des objectifs clairs et mesurables
D’abord, définissez le projet : Quel est l’objectif ? Lorsqu’il est clair et mesurable, il est possible de déterminer s’il a réussi.
Définissez un calendrier pour le projet avec les étapes clés. Voici quelques outils faciles à utiliser, dont certains sont gratuits : Trello, Asana, Jira.
Il est également important de ne pas réfléchir immédiatement aux solutions, mais d’examiner d’abord ce qui existe actuellement, ce qui a été essayé par le passé et ce qui pourrait être fait dans ces contextes. Pour un projet de modernisation informatique, vous pouvez commencer par répertorier tous les outils de l’entreprise, leurs coûts récurrents, le nombre d’utilisateurs pour chacun. Je recommande de poser des questions directement aux utilisateurs dans une courte enquête sur les outils qu’ils utilisent, leur fréquence d’utilisation et leur niveau de satisfaction. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble de l’entreprise en termes d’écosystème informatique et un point de départ pour trier et hiérarchiser.
Étape 2 – Mettre en place une équipe et se préparer à la gestion du changement
La sélection de l’équipe qui mènera le projet constitue une étape critique de la modernisation des systèmes informatiques. La gestion de ces types de projets est généralement confiée à l’équipe informatique, car elle dispose de l’expertise technique sur les outils qui seront utilisés. Ce sera critique durant le processus de sélection des technologies. Bien entendu, ce sont aussi eux qui utiliseront les outils, mais cela ne signifie pas qu’ils doivent porter l’ensemble du projet seuls !
Les responsables du développement et les DSI ne peuvent pas non plus relever ce défi technologique seuls. L’automatisation à l’échelle de l’entreprise exigera la participation de tous les employés, ce qui peut nécessiter une modification de l’ADN de l’entreprise.
Peter F Gallagher, classé par Thinkers360, leader d’opinion mondial en gestion du changement 2021 et 2020, déclare :
Pour que l’adoption du changement soit couronnée de succès, soutenez les employés tout au long de la transition vers le changement en les sensibilisant, en les comprenant, en les impliquant, en les formant et en les motivant afin de mettre en place un changement durable et d’en récolter les bénéfices. Il doit être plus facile d’adopter le changement organisationnel que de maintenir les anciennes méthodes.
Si vous êtes à la recherche de conseils utiles et de méthodologies efficaces qui sont adoptées par les leaders mondiaux, Peter a publié des livres pratiques (en anglais) sur la gestion du changement. Vous trouverez également des conseils sur son site web.
Comme je l’ai mentionné dans l’article précédent,« les personnes sont résistantes au changement ». C’est pourquoi il est essentiel de bien choisir le « projet » pilote (appelé « chantier Kaizen » dans la méthodologie Lean.) Cette première mise en œuvre apportera une valeur visible aux personnes qui l’utilisent et pas seulement à l’entreprise. Un premier projet de modernisation informatique bien choisi aidera les gens à adhérer à l’ensemble du projet et à accepter le changement naturellement.
Plus de 90 % des PDG pensent que leur entreprise changera davantage au cours des cinq prochaines années qu’au cours des cinq dernières. Avoir des employés prêts et capable d’exploiter ce changement fera la différence entre succès et échec.
Étape 3 – Sélectionner la bonne technologie
Lorsque nous parlons de modernisation del'IT, nous retrouvons souvent le terme « transformation numérique ». Ces notions sont utilisées dans des contextes similaires mais n’abordent pas nécessairement les mêmes problèmes. Prenons un moment pour relier ces deux termes et citer trois concepts complémentaires qui les accompagnent : dématérialisation, intelligence artificielle (IA) et automatisation.
Permettez-moi de donner d’abord quelques définitions :-)
Solutions numériques et dématérialisées : Gestion de contenu
Le terme « dématérialisé » décrit le remplacement des documents papier et autres processus métiers matériels (comptabilité, gestion de la chaîne d’approvisionnement et des achats, ressources humaines, etc.) par des processus numériques, électroniques (sans papier), en utilisant des outils digitaux. Par exemple, les solutions ECM (Enterprise Content Management) fournissent généralement un référentiel sécurisé pour les documents numériques. Communément appelé « outil de gestion de documents », ECM a évolué ces dernières années et occupe désormais une part plus importante de la stratégie de contenu de nombreuses entreprises.
À l’origine, les entreprises utilisaient ECM exclusivement pour réduire le papier et rationaliser le classement. Mais son rôle s’est élargi, considérablement.
- Confluence d'Atlassian
Passons maintenant aux technologies d’IA plus en mode avant d’aborder l’automatisation.
Solutions d’intelligence artificielle : RPA
L’intelligence artificielle (IA), contrairement à l’intelligence humaine, désigne généralement la simulation de cette dernière par un logiciel. Dernièrement, nous avons beaucoup entendu parler de RPA (automatisation robotisée des processus) pour automatiser les tâches répétitives basées sur des règles sans intervention humaine, en utilisant à la place l’IA ou le Machine Learning.
Des solutions comme UiPath ou Automation Anywhere peuvent se connecter aux applications de processus métiers et jouer avec les données qu’elles collectent pour analyser, interagir avec d’autres systèmes ou interroger des processus afin de fournir une réponse à un visiteur à l’aide d’un chatbot, par exemple.
Solutions d’automatisation : ESB, MDM, BPM, DPA
L’automatisation dirige les processus ou les systèmes afin qu’ils puissent fonctionner sans intervention humaine, ou avec une intervention humaine spécifiquement sélectionnée, sur la base de règles clairement définies. Ce domaine d’expertise regorge d’acronymes à connaître. Vous êtes prêts ?
- Enterprise Service Bus (ESB) propose un ensemble de règles et de principes pour l’intégration de nombreuses applications dans une infrastructure de type bus. Comment ça marche ? Ce bus de services d’entreprise intègre différentes applications en plaçant une couche de communication entre elles, puis permet à chaque application de communiquer avec la couche plutôt qu’avec les autres. L’avantage des produits ESB (comme IBM, Oracle, JBoss) est le découplage de chaque système, il n’y a donc aucune dépendance. Vous pouvez utiliser un ESB pour accroître l’agilité en offrant un système enfichable, afin de redimensionner les capacités, de tirer parti des outils existants et de les exposer à de nouvelles applications.
- La gestion des données de base (MDM) est une méthode complète permettant à une entreprise de lier l’ensemble de ses données essentielles à un point de référence commun. Cela permet de s’assurer que les données sont fiables, sûres, sans erreur et de bonne qualité. Un système MDM comme Informatica centralise les données dans un seul fichier maître pour simplifier l’organisation de l’entreprise. Cette méthode facilite et sécurise le partage des données.
- Business Process Management (BPM ou Gestion des Processus Métiers) prend en charge l’ensemble du cycle de processus et de décision : analyse, conception, mise en œuvre, exécution, surveillance, optimisation et maintenance. Les solutions BPM (comme la nôtre, Bonitasoft, ou Camunda, Bizagi, Appian, etc.) sont destinées à créer et à prendre en charge des applications connectant les interfaces utilisateur et les processus métiers pour une meilleure expérience utilisateur.
- Gestion des processus et applications orientés clients
- Prise en charge de l’exécution structurée, non structurée et adaptative des processus métiers
- Coordination du travail entre les personnes, les systèmes et les processus
- Transformation des processus métiers et automatisation des nouveaux processus
- Création d’expériences client de bout en bout reliant les interfaces utilisateur et les processus
- Intégration aux systèmes existants via des API et des connecteurs personnalisés
- Digital Process Automation (DPA ou l'Automatisation des processus numériques) peut être considérée comme une évolution du BPM, car les solutions DPA automatisent les processus de bout en bout (et les plateformes DPA sont mises à disposition par les mêmes fournisseurs que ceux mentionnés dans la section BPM ci-dessus).
Le RPA fait rêver, mais la DPA dépasse le rêve. Est-il possible de les associer ?
Étape 4 – Étendre votre champ d'action et moderniser l’environnement informatique intelligemment avec la DPA
Workflow, BPM et maintenant DPA. En substance, ces termes décrivent la même notion mais sous un nouveau nom plus sexy au fil des années :-). L’automatisation des processus numériques (DPA) reste au cœur de la transformation numérique, mais elle est boostée lorsqu’elle est combinée avec... l’IA !
Lorsque BPM rencontre RPA
BPM et RPA sont complémentaires. Alors que la RPA vous permet d’utiliser des robots pour gérer des tâches répétitives et banales ou extrapoler des tâches humaines, BPM peut se concentrer sur les interactions avec les clients et les exceptions robotisées via la gestion des processus. Mais pour créer une transformation numérique fluite, de bout en bout, vous devez les associer !
L’intégration des systèmes existants au BPM, RPA et API
Les systèmes existants prennent toujours en charge les fonctions essentielles dans les entreprises. Il n’est parfois pas simple de les remplacer. Le BPM utilisé pour l’orchestration peut être un outil essentiel pour coordonner plusieurs systèmes qui doivent participer aux processus afin de fournir de nouveaux services de meilleure qualité aux clients. Si un système existant est accessible via des API, un moteur BPM peut les orchestrer directement.
De nombreux systèmes existants n’ont pas d’API. Les robots logiciels fournis via RPA sont donc très utiles pour interagir avec les interfaces utilisateur « old school » héritées.
Pour résumer, je vous recommande de choisir d’abord une plateforme DPA pour orchestrer et coordonner tous vos systèmes, les nouveaux comme les anciens. Modernisez vos systèmes legacy et vieillissants de manière méthodique tout en restant agile et réactif, afin de rester à la pointe de la technologie. Il est possible de concevoir des interfaces utilisateur et des processus qui suivent les anciens modèles familiers afin de laisser le temps à vos équipes de s’adapter. Le changement est lent, mais mis en œuvre correctement, il est possible :-)
J’aimerais conclure par une citation de mon PDG, Miguel Valdes Faura, qui résume bien les défis de la modernisation de vos systèmes informatiques.
La modernisation informatique ne désigne pas uniquement la façon dont vous allez remplacer certains de vos systèmes existants, mais aussi la façon dont vous allez adapter les pratiques, les technologies, les méthodes et les personnes qui vont travailler ensemble pour développer des processus et des projets d’automatisation afin d’assurer l’adéquation de l’ensemble avec la stratégie de l’entreprise.
J’espère que ce deuxième article de cette série d'articles sur la modernisation informatique vous a permis de clarifier les choses et que vous saurez par où commencer lors de votre projet de modernisation.
Dans le troisième et dernier article, j’aborderai les ingrédients clés d’une transformation informatique réussie via DPA en utilisant Bonita, la plateforme que je connais le mieux.
