Dans les grandes entreprises, l’environnement IT (Information Technology en anglais) mêle souvent systèmes hérités (ou legacy) et applications modernes qui ne communiquent pas toujours bien ensemble, engendrant des erreurs, ralentissant le progrès, aboutissant à l’insatisfaction des clients et la frustration des employés. Les responsables informatiques doivent investir avec prudence et choisir des solutions ayant le moins d’impact, ou mieux, investir dans des solutions qui facilitent leur coexistence.
Modernisation de l’IT, que se cache-t'il derrière ce terme ?
Il y a plus d’une définition, mais en voici une qui résume bien l’idée générale. Lorsque l’on parle de modernisation des systèmes d’information, cela fait référence à la mise à jour de l’ensemble ou d’une partie des logiciels obsolètes pour mieux soutenir les objectifs de l’entreprise. Nous parlons de modernisation de l’IT depuis des années, car les logiciels vieillissent rapidement (certains plus vite que d’autres). Mais il reste difficile pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs (par exemple le secteur public, la banque, la vente au détail) de s’attaquer à ce chantier. Pourquoi ? Dans cette série d'articles, je vais examiner de plus près la situation en espérant vous apporter quelques éclaircissements.
Qu’entendons-nous par « legacy » ?
Le terme « legacy » ou hérité, fait référence aux technologies dont les entreprises sont devenues dépendantes au fil des ans (peut-être avez-vous même bâti votre entreprise sur ces applications !). Cela peut inclure des systèmes toujours exécutés sur des ordinateurs centraux ou utilisant toujours des programmes dans des langages tels que COBOL. Si c’est votre cas, félicitations, votre entreprise est une réussite car elle existe depuis assez longtemps pour avoir des problèmes d’héritage technologique ! ;-)
Malheureusement, cela signifie également que vous avez des technologies qui peuvent être dépassées même si elles sont encore nécessaires et non remplaçables : logiciels propriétaires, développés spécialement pour votre secteur ou votre entreprise, solutions maison... Et si le système sur lequel vous vous reposez n’est plus supporté par l’éditeur ? Que se passe-t-il si les connaissances et l’expertise technologiques sont perdues avec les départs d’employés et l’arrivée de nouvelles recrues ?
Vous voulez moderniser, mais vous ne pouvez pas abandonner tous les logiciels en même temps.
À qui profite la modernisation des systèmes d’information ?
Pourquoi devriez-vous moderniser vos systèmes et pour qui ? Souvent, la principale motivation est l'amélioration de l’expérience utilisateur.
... tout en réduisant la frustration des employés. Tout le monde est gagnant !
Mais allons un peu plus loin pour répondre au « pourquoi ».
La modernisation des applications legacy consiste à mettre à niveau la technologie afin de fournir à vos équipes les bons outils pour les aider à développer leur activité. À court terme, il peut s’agir d’installer un nouveau logiciel pour gagner du temps dans le traitement de vos données (par exemple, avec la saisie automatique ou la récupération des données), automatiser les tâches (par exemple, en envoyant des e-mails ou en accueillant un nouveau client pour une banque), se débarrasser une fois pour toutes de vos documents papier et accéder rapidement aux informations (et ne plus les perdre !).
Mais pas seulement. Au fil des ans, la transformation digitale a pris de plus en plus d'importance pour les entreprises, qui ont commencé à dédier des unités commerciales à la réalisation d’objectifs plus long-terme : dépasser la concurrence afin d’être prospère, garantir l’avenir de l’entreprise.
Il existe de nombreuses raisons de suivre la voie de la digitalisation, en voici quelques-unes parmi les plus courantes :
- Améliorer la collaboration et l’efficacité au sein de vos équipes
- Réduire les coûts informatiques (même si cela peut sembler surprenant)
- Être plus agile pour pouvoir réagir rapidement aux évolutions du marché (prévisibles ou non, comme nous l’a appris le Covid-19)
Avoir un environnement informatique moderne n’est plus juste un souhait, mais une stratégie capable de changer la donne dans une société aussi digitalisée que la nôtre. Pour garder une longueur d’avance, les entreprises doivent se préparer maintenant, ne pas être continuellement en mode réactif, et cela commence par une infrastructure informatique opérationnelle et fiable. En bref, préparez-vous maintenant pour être compétitif demain !
- Charles Souillard, CEO de Bonitasoft
- Stimuler l’innovation (lancer de nouveaux produits plus rapidement et maintenir une longueur d’avance)
- Éviter la création de Shadow IT (applications installées par les employés sans l’approbation du service informatique pour surmonter les limites du système de l’entreprise : evernote, dropbox, etc.)
- Améliorer la qualité des données, ce qui permet une analyse plus précise vous aidant à prendre des décisions éclairées.
- Augmenter la sécurité de vos données
- (N’hésitez pas à en suggérer davantage dans les commentaires !)
Les entreprises qui ont modernisé leur environnement technologique avec succès ont réduit le coût global des opérations métiers de plus de 13 %. On a également remarqué que les entreprises dotées de systèmes hérités modernisés ont pu augmenter leur chiffre d’affaires annuel d’au moins 14 %.
- Michael Georgiou (article issu d'Imaginovation)
Pas encore convaincu ? Essayons autre chose : Avez-vous déjà essayé de manger des spaghettis avec une cuillère ? Vous trouverez finalement une solution et finirez votre assiette parce que vous avez faim, mais cela vous prendra plus de temps qu’avec une fourchette, plus d’efforts, probablement plus de serviettes, sans parler de la frustration générée, n’est-ce pas ? C. Q. F. D. :-)
Est-il temps pour vous de moderniser vos applications ?
Si vos équipes commencent à se plaindre, c’est certainement un signe ! Les premiers avertissements proviennent souvent des employés, car ils seront les premiers à rencontrer des problèmes d'usage. Cela peut venir de l’équipe commerciale incapable de générer automatiquement un devis parce que les fiches prospects ne sont pas à jour dans sa base de données, ou des laborantins qui n'arrivent pas à obtenir les résultats d’analyse d’un patient assez rapidement, ou du banquier qui n’a pas pu mettre la main sur LE document manquant pour finaliser le dossier d’un nouveau client. Toutes ces situations peuvent engendrer un mécontentement pour le client.
Les systèmes legacy dans les banques du monde entier prennent toujours en charge des fonctions critiques telles que la comptabilité des dépôts, la gestion des contrats, le service de prêt et le traitement des paiements.
- Charles Souillard, CEO de Bonitasoft
Si vous n’y prêtez pas attention et que vous tardez à répondre à ces préoccupations, les employés peuvent cesser d’en parler et simplement s’habituer à travailler moins efficacement et avec tous ces freins. Il s’agit d’une réaction naturelle, que la situation soit bonne ou mauvaise, l'homme s'adapte. Néanmoins, dans l'intérêt de l’entreprise, il est temps de rompre cette habitude et d’y remédier.
La solution n’est pas toujours de mettre à niveau ou de remplacer. Il est également intéressant de penser à étendre votre environnement informatique. Une bonne raison d’introduire de nouvelles technologies serait qu’elles puissent communiquer avec vos anciennes technologies.
Qu’est-ce qui vous freine ?
Le temps ? L’argent ? Les gens ? Le manque de conviction que c’est la bonne chose à faire ? Vous préférez attendre car le système fonctionne encore pour le moment ? Ce sont des préoccupations légitimes, mais si vous ne modernisez pas maintenant, les choses vont certainement s’aggraver, pas s’améliorer, ce n’est qu’une question de temps. N’est-il pas préférable de maîtriser la situation, d’anticiper les risques futurs au lieu de s’inquiéter de ce qui pourrait se passer ?
Si c’est l’argent le problème, envisagez de remplacer lentement les anciens systèmes, en commençant par là où vous pouvez obtenir un retour sur investissement rapide (par exemple votre CRM, pour un cycle de vente plus rapide) afin de générer des résultats qui vous aideront à poursuivre votre modernisation étape par étape.
Vos équipes peuvent également ralentir le processus décisionnel. C’est un fait bien connu : l'homme est réticent au changement.
Il peut être décourageant d’apprendre à utiliser un nouvel outil lorsque vous connaissez les anciens systèmes depuis des années. C’est à vous de les aider à se faire à l’idée et de leur montrer les avantages.
Oui, mais...
Que se passe-t-il lorsque les anciens systèmes ne sont plus mis à jour ou pris en charge par les éditeurs, ou lorsque les experts d’une technologie quittent l’entreprise et emportent avec eux leurs connaissances ? Les systèmes obsolètes peuvent également vous exposer à une violation de la sécurité et à des vols de données. Ne devrions-nous pas anticiper le problème avant qu’il ne devienne incontrôlable ? Découvrez par où commencer la mise à jour de vos anciens systèmes dans le prochain article.
Points clés de l'article :
- Les systèmes obsolètes posent problème à de nombreuses entreprises, quels que soit leur taille ou leur secteur d’activité
- Les raisons courantes de la modernisation de l’IT : réduire les coûts informatiques, devancer la concurrence, stimuler l’innovation, gagner du temps, automatiser les tâches, éliminer le papier, offrir plus de sécurité, accéder rapidement à l'information, connecter les anciens et les nouveaux logiciels...
- Si vous ne modernisez pas, la situation ne fera que s'empirer, pas l’inverse !
