Quelle était la situation de la CIPAV losrque vous avez pris votre poste ?
La CIPAV, principale caisse de retraite des professions libérales, sert environ 550 000 adhérents. Le système d'information n'avait pas connu de projets majeurs depuis une dizaine d'année. L'objectif a été de mettre le système d'information à l'état de l'art, voire d'anticiper les évolutions. Le Saas et l'open source ont été favorisés. Des besoins liés à la ployvalence sont apparus notamment une meilleure gestion des tâches, de meilleurs process dit sans couture dans une logique digitale multicanal.
Sur quel projet Bonita a-t-il été mis en place ?
Un des canal de communication privilégié de la CIPAV, même si il est en décroissance, est le courrier. Nous avions une GEIDE vieillissante avec la gestion de corbeilles thématiques. Nous voulions les faire évoluer. Nous avions le choix entre un projet de refonte GEIDE assez coûteux et qui durerait au moins 12 mois, du fait de nombreux spécifiques pas toujours justifiés, soit nous pouvions créer une brique BPM spécialisée dans cette distribution des tâches. La deuxième solution a été choisie car elle nous a permis un "quick win", le projet ayant pu être déployé en 2 mois à partir d'une simple expression de besoin.
Quelle est la valeur apportée par Bonita ?
Les gains sont de différentes nature. Tout d'abord la capacité de la DSI d'apporter une réponse aux métiers sur un délai très court ce qui n'était pas le cas avant. L'approche agile intérative a été privilégiée. Pour les métiers les gains sont notables sur les temps de réponse, une meilleure mesure du délai de traitement, l'absence de perte de tâches, la capacité de mettre en place une suppléance lors des absences, la rationalisation de la distribution des tâches.
Quel conseil donneriez-vous pour une bonne rationalisation du SI ?
En terme de conception de la solution il est important de savoir que plusieurs solution peuvent répondre au besoin d'automatisation de tâches et de process : SVI, GEIDE, développement spécifique. L'intérêt de bien concevoir une solution autour du BPM c'est de se dire qu'un gros projet de refonte n'est pas forcément nécessaire. La création d'une brique archive en lien avec le BPM et l'éditique peut être une bonne solution. En concevant le périmètre et le rôle de chaque brique, cela permet de rationaliser l'utilisation du SI et de mieux le maîtriser.
Comment Bonita va-t-il continuer d'accompagner votre transformation ?
C'est une première étape. L'idée est d'avoir une meilleure interaction avec nos adhérents. Un formulaire de contact va être mis en place. Des processus métiers vont être optimisés avec le BPM : automatisation de la liquidation qui était pour partie manuelle. Le calcul des droits et la liquidation de droits pour la prestation retraite passent par Bonita. Dès qu'on parlera processus autour de la fiabilisation de la carrière par exemple on pourra l'outiller avec Bonita.