Universcience
Rationalisation de l'ensemble des processus métiers
Universcience
Universcience qui regroupe le Palais de la découverte et la Cité des sciences et de l'industrie, a pour ambition de faire connaître et aimer les sciences d'aujourd'hui ainsi que de promouvoir la culture scientifique et technique.
L’Établissement public du Palais de la découverte et de la Cité des sciences et de l’industrie, également dénommé Universcience à partir janvier 2010, est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), placé sous la double tutelle du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation et du ministère de la Culture.
Les missions de service public de partage de la culture scientifique et technique imposent à Universcience d’être en constante réflexion et adaptation aux évolutions contemporaines.
Le projet de transformation numérique
Universcience devait gérer un besoin de dématérialisation. En effet plus de 300 formulaires étaient dispersés sur différentes fonctions telles que les RH ou encore les achats. Le projet a été initié fin 2015 par la direction générale ce qui a joué un rôle important dans sa prise en compte par les métiers.
Le choix de Bonita
Bonita a été choisi pour deux raisons principales :
- La facilité de mise en place des processus
- Le suivi possible de toutes les actions avec en plus une traçabilité
Le projet
La première partie du projet a permis d'analyser et de cartographier les processus en place.
Ensuite un POc a été réalisé afin de valider l'approche et de démontrer la valeur apportée en terme de traçabilité et de respect des procédures.
Bonita version 7 et notamment la partie des "living applications" a permis de répondre à l'ensemble des contraintes.
Le développement d'un portail adapté aux utilisateurs n'a pris que 2 mois. 4 demandes dématérialisées ont été livrées dans une première version. Ces demandes concernent différents services notamment la RH et la sécurité.
D'autres worklflow ont été développés depuis.
Ambitions et résultats du projets
Objectifs :
- La DSI a reçu comme objectif de dématérialiser et mettre en production environ 10 processus par an.
Résultats:
- 20 processus en production
- Entre 10.000 et 20.000 instances/an
- Plus de 1.000 en-cours/jour
Acquis additionnels:
- Les collaborateurs ont compris la plus-value de passer sur des processus dématérialisés, avec des résultats concrets comme le remplacement du service de paraphage physique pour la validation des commandes.
Thierry Gauthier explique comment Bonita a permis à Universcience de répondre à ses besoins de transformation numérique.
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Parlons-en"Bonita dans sa version 7 grâce aux living applications répond très bien à toutes nos demandes et nous avons pu mettre en place notre propre portail en deux mois."
Thierry Gauthier, Responsable dématérialisation, Universcience