Un pôle de recherche et d'enseignement supérieur
Moins de temps pour le développement, avec plus de simplicité, de flexibilité et d'efficacité pour les utilisateurs d'applications
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En bref
Riche de 5 siècles d’histoire, ce pôle de recherche et d'enseignement supérieur est un grand établissement qui regroupe 45 composantes d’enseignement (facultés, écoles et instituts) pour la formation et une soixantaine de laboratoires. Toutes ces entités sont réparties sur 54 sites situés dans quatre départements français, qui accueillent 60 000 étudiants et 7 000 personnels, dont 4 000 enseignants et 3 000 employés administratifs et techniciens. Université de toutes les formations, ce pôle de recherche et d'enseignement supérieur offre une couverture complète dans le domaine de la connaissance (sciences, santé, technologies, sciences de l’ingénieur, sciences humaines et sociales, droit, économie, gestion, arts, lettres et langues), ainsi que des passerelles toujours plus nombreuses entre établissements et disciplines pour permettre aux étudiants d’adapter leur parcours au fur et à mesure de leur évolution. Implantée au cœur de l’Europe, elle s’appuie sur un réseau d’universités partenaires, ainsi que dans le monde, et assure son rayonnement grâce à l’internationalisation de ses formations, à la mobilité de ses chercheurs, enseignants et étudiants.
À propos des applications Bonita
« Sous la houlette de notre Commission du Numérique qui définit les priorités en fonction des besoins identifiés au sein de nos différentes entités, notre mission repose sur le développement, l’installation et l’exploitation de nouveaux applicatifs métier et de gestion. Pour ce faire et conformément aux directives ministérielles qui nous incitent à toujours plus de dématérialisation, nous sommes sans cesse à la recherche de nouveaux outils. C’est ainsi que nous avons découvert Bonita, la plateforme de Bonitasoft en 2014, alors que nous étions à la recherche d’un outil capable d’accélérer et d’automatiser nos processus, plutôt que d’avoir à réécrire nos applications de bout en bout. L’objectif : gagner du temps en termes de développement, tout en offrant plus de simplicité, de souplesse et d’efficacité aux différentes utilisateurs impliqués d’un bout à l’autre des processus associés à une application. »
Direction du Numérique, sous-direction Système d’information Etudes et Développement, en charge de la dématérialisation et responsable de l’équipe exploitation
Les objectifs
L'équipe informatique de cette université devait:
Gagner du temps lors du développement et de la mise en œuvre de nouveaux applicatifs.
Accélérer le processus de dématérialisation des applications, tant au niveau RH que pédagogique.
Automatiser les processus métier, notamment pour les cas d’usage qui nécessitent un processus de validation (soumis à différents niveaux et auprès d’interlocuteurs multiples), puis de notification.
Développer et fluidifier la collaboration entre les différentes populations impliquées tout au long d’un processus, pour plus d’efficacité.
Sécuriser les étapes de validation d’un bout à l’autre de la chaîne.
Faire de l’instantanéité un axe de travail et de valeur pour toutes les populations (internes comme externes) et s’inscrire dans une véritable démarche de dématérialisation et de transformation numérique.
Les enjeux
Accélérer et automatiser les processus, sans avoir à refaire les applications du début à la fin.
Résultats
Aujourd’hui, 21 000 cas ont été traités depuis le déploiement de la plateforme en 2015, alors qu’une personne et demi travaille à temps plein à son développement et son administration. Les différents applicatifs déployés et traités à partir de la plateforme s’articulent autour de deux grands volets :
Ressources Humaines
- Possibilité pour les informaticiens de proximité de formuler une demande de création d’adresse mail pour les personnes qui n’en bénéficient pas par défaut (ex vacataires par exemple).
- Possibilité pour les personnes extérieures à l’Université (stagiaires, vacataires…) de soumettre une demande d’hébergement de fiche dématérialisée, qui devra être validée par le service RH.
- Possibilité pour les personnels de corriger leurs propres données RH au sein du système, via un processus automatisé, pour plus de fiabilité.
Parcours pédagogique
- Possibilité pour les apprenants de soumettre une demande dématérialisée d’inscription à une formation, suivie d’une validation par le responsable et d’un processus automatique d’inscription.
- Possibilité pour les responsables de formation de demander la création d’un livret d’apprentissage étudiant dématérialisé, permettant à toutes les parties impliquées dans le parcours pédagogique de l’étudiant (enseignants, entreprises, services administratifs, étudiant lui-même…) d’intervenir librement et d’échanger des documents d’un bout à l’autre de la phase d’apprentissage.
- Possibilité pour les responsables de diplômes (licences et masters) et la Direction de la Formation de valider et de mettre à jour automatiquement et régulièrement l’ensemble des fiches descriptives relatives aux nombreuses formations, soit 551 fiches au total.
Les bénéfices
- Un gain de temps lié à une facilité de déploiement de nouveaux processus.
- Une amélioration de la performance à tous les niveaux de l’activité : délai, pilotage, mise en conformité, ‘delivery’…
- Une meilleure sécurisation des informations d’un bout à l’autre des processus.
- Une véritable instantanéité et une plus grande fluidité au niveau des échanges entre les nombreuses populations internes et externes à l’Université.
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Parlons-en« Le moteur de la plateforme est totalement fiable et cela permet de développer le processus en toute confiance. Nous avons pour ambition de continuer à faire évoluer notre projet avec Bonita afin d’améliorer l’efficacité et la collaboration entre tous nos intervenants, ainsi que le service rendu à nos enseignants, chercheurs, partenaires et étudiants. »
Direction du Numérique, sous-direction Système d’information Etudes et Développement, en charge de la dématérialisation et responsable de l’équipe exploitation