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MAIF choisit Bonita comme plateforme "socle" de gestion de ses processus

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6ème assureur automobile et 1er assureur du secteur associatif, le groupe MAIF couvre l’ensemble des besoins de plus de 3 millions de sociétaires (assurances de biens, prévoyance, santé, assistance, épargne, crédit…). La mutuelle est régulièrement plébiscitée en matière de relation clients où elle arrive en tête des sociétés d’assurance françaises. En 2019, le groupe MAIF a réalisé un chiffre d’affaires de 3,7 milliards d’euros.

Le besoin

Dans le cadre de la réglementation européenne Solvabilité 2, la MAIF souhaitait déployer un nouveau système de suivi des tâches de reporting permettant de fluidifier leur enchaînement et de tracer les données et les calculs.

Dans le cadre des états trimestriels et annuels fournis au régulateur, le groupe MAIF publie aujourd’hui pas moins de 100 000 données par an, soit de l’ordre de 7 000 données par trimestre et par société, impliquant 850 tâches différentes.

Chacune des données doit être auditable et sa qualité vérifiée afin de démontrer la maîtrise de bout en bout. Les données sont soumises à de nombreux traitements et donc les risques d’erreurs sont présents tout au long de la chaîne.

Le choix de Bonita

En 2014, nous ne cherchions pas un outil d’Entreprise mais un outil pour répondre aux besoins de l’arrêté des comptes dans le cadre de Solvabilité 2. Nous avons réalisé un benchmark des solutions (couverture fonctionnelle et coût). La solution Bonita était celle qui sortait du lot, au regard des besoins.

Nous avons présenté le dossier en Comité de Direction de programme pour lancer un POC. Les résultats du POC ont été présentés en décembre 2014 aux métiers. Nous avons alors validé l’expérimentation de Bonita en mode laboratoire pour 3 ans, sur le périmètre fonctionnel de départ. Satisfaits, nous avons retenu cette solution, suite au laboratoire pour les besoins Solvabilité 2. Ce n’est qu’ensuite que nous nous sommes questionnés sur la vision Entreprise” Fabrice Jubien, chef de projet informatique Solvabilité 2.

Depuis 2018, Bonita a été retenue comme la plateforme d’automatisation des processus de l’entreprise. Sauf décision architecturale différente, les projets futurs impliquant du BPM utiliseront Bonita.

Le Projet

"Nous avons lancé le projet qui portait sur Solvabilité 2 en octobre 2014. Il comportait une partie sur le suivi des processus d’établissement des comptes.

"Dans un premier temps, les utilisateurs n’ont pas été satisfaits de l’ergonomie et l’utilisation de Bonita a été suspendue. Ce n’est qu’en mai 2016 que les travaux ont été repris : normalisation, amélioration de l’UX, mise en place de formulaires basés sur un Superfragment. Avec ces nouvelles modélisations l’usage en production a pu être relancé en janvier 2017. Nous avons validé le bon usage en production en juin 2017” - Fabrice Jubien, chef de projet informatique Solvabilité 2.
Après 3 années de laboratoire, la solution est mise en production en avril 2017. Bonita suit la réalisation des états quantitatifs trimestriels et annuels (processus d'arrêtés des comptes).

« Cela représente 850 tâches pour faire l'inventaire de l'ensemble des données (7 000 données par société avec 80 utilisateurs » - Margaux Prigent référente Bonita pour Solvabilité II.

Bonita a été jugée comme une solution fiable et stable, bénéficiant d’une souplesse de paramétrage et d’une grande flexibilité pour la création de formulaires même s’il a fallu reprendre les premiers formulaires.

Bonita est interfacée avec une base de données externe et différents outils internes MAIF.
La MAIF a commencé le projet avec ses propres ressources pour la période de laboratoire, CGI a ensuite été choisi pour des travaux de développement, la MAIF conservant les tâches de recette et de mise en production.

Les bénéfices du projet

  • La sécurisation du processus de production des états réglementaires
  • Une meilleure maîtrise de la donnée et de sa vie
  • La satisfaction des métiers quant aux interfaces utilisées

La suite

A ce jour, le projet Solvabilité II est passé en récurrent. La MAIF a porté 5 bases Notes vers des processus Bonita.  Et quelques applications basées sur des processus sont en cours d’étude.

Récemment, toutes les activités autour de Bonita se sont regroupées au sein d’une équipe unique.

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Parlons-en

La solution a permis de d’automatiser les flux de données entre les entités et de fiabiliser la gestion des actions métiers importantes pour les processus d’arrêté des comptes annuels et trimestriels. L’outillage a également permis d’améliorer la traçabilité. Un process automatisé permet de piloter le respect des délais et donne une meilleure visibilité de l'enchaînement des activités. L’utilisation de mails pré-écrits ou les relances automatiques ont optimisé les enchaînements de tâches. “ - Francoise Peronnet, pilote MOA projet Solvabilité 2.