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Icon Offshore Berhad

Rationalisation et accélération de la facturation pour le service de soutien logistique complexe grâce à Bonita.

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Icon Offshore Berhad

Icon Offshore Berhad détient et exploite une flotte moderne de vaisseaux de support offshore en Asie du Sud-Est. L’entreprise fournit des services de soutien logistique pour l’exploration et l’estimation pétrolière et gazière offshore, le développement, l’exploitation et la maintenance ainsi que la mise hors service. Ces services comprennent l’étude sismique, le soutien aux opérations de forage, le remorquage, les opérations d’ancrage et de désancrage, l’amarrage de barges, le soutien pour la construction, le soutien aux réparations et à l’entretien, la lutte contre l’incendie et les interventions d’urgence, les moyens d’hébergement pour le personnel et le transport du personnel, le carburant, les fluides de forage, le ciment, l’eau et les fournitures pour les plates-formes.

Les objectifs d’Icon Offshore Berhad

Rationaliser et accélérer le processus de collecte d’informations et de création des factures et réduire les erreurs causées par la saisie manuelle et les problèmes de transmission.

Suivre le statut d’une facture en cours plus facilement.

Utiliser systématiquement des formulaires standardisés.

Intégrer l’application automatisée dans les systèmes informatiques financiers actuels.

Le défi d’Icon Offshore Berhad : automatiser les processus de gestion des commandes et des produits complexes

  • Les factures impliquent différentes sources d’informations de facturation (par exemple, pour le temps et le support de l’équipage, le carburant et les fournitures pour le navire).
  • Pour pouvoir générer une facture complète, les informations doivent être transmises à de multiples entités.
  • Des calculs complexes doivent être effectués correctement pour chaque client facturé.

Les bénéfices du projet

  • Réduction des erreurs.
  • La transmission interentreprises est plus précise.
  • Les informations de facturation sont vérifiées dans le cadre du processus complet avant de créer la facture finale et les informations de facturation ne sont saisies qu’une seule fois.
  • Les tâches de révision et d’approbation pour la saisie des informations et la facturation sont claires.
  • Les approbations peuvent être effectuées partout, car le processus est accessible à distance.
  • Le processus utilise moins de papier, ce qui permet d’économiser des coûts de fournitures. Le système a permis de standardiser l’ensemble de la procédure.
  • Il est possible de suivre le statut d’une facture en temps réel, mais également de revenir en arrière et de vérifier le mode de traitement de la facture sans avoir besoin d’informations détaillées fournies par les personnes concernées (et leurs systèmes de feuilles de calcul).
  • Ce qui nécessitait auparavant 5 ETP (équivalents temps plein) n’en demande plus que 2 et ce qui prenait en moyenne 5 jours peut maintenant être effectué en 3 jours.

Bonita a rationalisé et accéléré la facturation pour un service de support logistique complexe

 

"Le remplacement des feuilles de calcul Excel par un processus unique automatisé avec des formulaires standardisés permet à chaque entité de facturation de saisir les informations qu’une seule fois, et les approbations n’ont pas besoin d’être signées sur les factures, car elles sont maintenant approuvées en ligne."

Syazlan Osman, Head of IT Icon Offshore

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Nous sommes là pour partager notre expérience du secteur.

Parlons-en
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Formates - Partenaire-conseil

Formates est une entreprise de gestion de la technologie qui tire parti des technologies de pointe afin de réduire les charges de travail organisationnelles comprenant la stratégie, la planification, l’exécution, la surveillance et l’évaluation. 

Son objectif est d’augmenter la productivité et la performance des entreprises en intégrant des portefeuilles de compétences managériales et en les associant à différents outils et méthodes de gestion afin d’améliorer la fourniture de services organisationnels et son exécution stratégique.


Formates a fait profiter Icon Offshore de son expérience de mises en œuvre de Bonita.
« Les utilisateurs finaux ont été impliqués dès le début en participant à la définition du processus « en l’état ». Bonita a facilité la communication autour du processus grâce à son développement itératif. Les avantages de la nouvelle application ont été évidents dès son adoption par tous les acteurs, car ils avaient déjà participé au développement et aux tests d'acceptation. » - Aziomar Omar, Directeur de Formates

 

" L’émission des factures s’est incroyablement améliorée. Toutes les informations de facturation internes sont remplies facilement avant l’émission de la facture finale pour le client."

Nasir Ismail, Finance Manager