Université
Paris-Dauphine
Gestion des parcours de formation et création d'un portail vacataires avec Bonita.
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Université Paris-Dauphine
L'offre de formation toujours plus attractive, la renommée internationale croissante de ses équipes scientifiques, et la reconnaissance de son modèle de développement obtenue avec l’accréditation Equis font de Paris-Dauphine l’établissement français de référence en sciences des organisations et de la décision. L'Université Paris-Dauphine compte plus de 8000 étudiants, 585 enseignants et chercheurs, plus de 2000 intervenants extérieurs (vacataires) et 496 personnels administratifs. Son budget dépasse les 113 millions d'euros en 2017.
A propos du projet Bonita
Dauphine a plus de 2000 vacataires qui doivent fournir chaque année plus de 5000 documents qui transitent par énormément d'entités. Les processus gérés
manuellement prennent du temps non seulement à l'administration mais aussi aux vacataires. La mise en place de Bonita permet de remettre tout cela à plat et de créer un portail pour les vacataires.
"La transformation digitale c'est d'abord accompagner les métiers dans leur transformation. Les processus sont au cœur de celle-ci. L'objectif étant de faire
gagner du temps dans des tâches à faible valeur ajoutée, améliorer l'expérience de nos étudiants et vacataires et simplifier leur parcours."
Les objectifs du projet
L’Université de Paris-Dauphine avait besoin de :
- Gagner du temps sur la gestion administrative
- Gagner du temps sur les tâches routinières
- Tirer parti de la numérisation pour mieux servir les étudiants et les enseignants
- Simplifier les parcours des étudiants et des enseignants à travers l'expérience universitaire
- Diminuer le nombre d'erreurs et de réclamations en raison d'une mauvaise évaluation
Les défis du projet
- Les stages sont essentiels car ils ont un impact sur le parcours professionnel de l'étudiant et sont soumis à des règles complexes. Chaque réclamation d'un étudiant nécessite une double vérification et il y a des changements fréquents. C'est un processus de validation complexe avec des scores différents pour l'expérience de travail en fonction de l'entreprise, du poste, etc.
- En ce qui concerne les annexes, il y a 2200 vacataires qui doivent fournir plus de 5000 documents chaque année. Ces documents passent par beaucoup de personnes : pour signature, puis retournés, etc. Plusieurs dizaines de personnes travaillent manuellement sur les processus, ce qui doit être simplifié.
Résultats
L’Université Paris Dauphine bénéficie énormément de Bonita, en particulier avec le processus touchant les enseignants auxiliaires, car le temps de traitement des dossiers est réduit de moitié. Avec 2200 enseignants auxiliaires, c’est très avantageux!
Les bénéfices du projet
Comme l’Université Paris-Dauphine place l’intelligence artificielle autour des processus, les équipes de transformation peuvent apprendre à mieux identifier où elles perdent du temps, et à identifier par des interactions de processus si l’utilisateur final est statisfait ou non.
L'IA aide à remplacer de nombreuses interactions qui récupèrent des données et les relient. L'intelligence artificielle agit en tant que conseiller d'écoute. Il y a une masse d'informations sur la meilleure façon d'accompagner l'organisation par la transformation.
Ecoutez François Madjlessi parler du choix de l'Université Paris Dauphine de la plateforme Bonita, des bénéfices tirés du projet et de sa collaboration avec un intégrateur.
Transformation numérique à l'Université Paris Dauphine
"La transformation digitale c'est d'abord accompagner les métiers dans leur transformation. Les processus sont au coeur de celle-ci. L'objectif étant de faire gagner du temps dans des tâches à faible valeur ajoutée, améliorer l'expérience de nos étudiants et vacataires et simplifier leur parcours."
François Madjlessi - Directeur du numérique, Université Paris-Dauphine
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Rs2i
Depuis plus de 15 ans, RS2i est reconnu comme le spécialiste des projets d'intégration pour la mise en œuvre de l'infrastructure BPM, principalement dans les services métier.
Leurs activités couvrent la transformation des processus métier et de support en processus BPM, les processus sans papier, la gestion des interactions client multicanal, l'archivage.
Aujourd'hui, RS2i continue d'innover et est le leader du consortium BPM-HPO. BPM-HPO permet aux organisations hautement performantes de suivre des processus et fait ressortir la valeur latente du capital humain.
L'Université Paris-Dauphine participe à une table ronde sur la transformation numérique et Bonita
"Bonita permet non seulement d'automatiser mais aussi de mesurer. Bonita a été mis en place pour un projet de gestion des parcours de formation et nous travaillons sur le parcours des vacataires. Nous allons pouvoir diminuer par deux le temps de traitement des dossiers."
François Madjlessi Directeur du numérique, Université Paris-Dauphine