Passer à l’automatisation des processus au sein d’une entreprise peut paraître être une lourde tâche. Outre l'investissement en capital nécessaire, l'intégration de l'automatisation des processus métier implique de modifier le mode de fonctionnement de votre organisation, d'apprendre à utiliser un nouveau logiciel et de former le personnel à suivre de nouvelles procédures. Afin de vérifier que la mise en place de cette automatisation des processus soit optimale pour votre entreprise, vous avez besoin de chiffres précis. C’est pour cette raison qu'il est si important de calculer le retour sur investissement de la mise en place de l’automatisation. En ayant cette donnée en tête, il est plus facile de décider si l’investissement est justifié.
"Soft" VS "Hard" ROI
Calculer le retour sur investissement (ROI) de votre outil d'automatisation revient en fait à mesurer si les améliorations de processus que vous avez apportées (ou prévoyez d'apporter) grâce à l'automatisation ont eu (ou auront) l'effet attendu.
Lorsqu'il s'agit de mesurer le succès d'une solution d'automatisation, il existe deux types de retour sur investissement : le soft et le hard. Nous allons d’abord voir les caractéristiques du Soft ROI puis celles du Hard.
Les bénéfices qualitatifs ou "Soft ROI"
Tout d’abord, l’analyse du Soft ROI revient à calculer les bénéfices qualitatifs de la mise en place d’une plateforme de BPM (ou DPA).
Pour pouvoir observer les aspects qualitatifs de votre automatisation, vous pouvez envisager de mesurer ces retours en utilisant des outils tels que les enquêtes et des métriques comme le NPS (Net Promoter Score). Bien que ce type de test puisse produire des données quantifiables, vous ne pouvez pas être certain que ces améliorations sont directement liées à votre nouvel outil d'automatisation des processus informatique notamment. Aussi tentant que cela puisse être de faire ce lien, la corrélation n'est pas toujours évidente et le ROI de ces tests n’est pas directement corrélé au ROI de vos process d’automatisation.
Bien que ces améliorations soient importantes, elles ne sont pas suffisantes pour construire une analyse de rentabilité solide qui montre les bénéfices directs de l'investissement dans votre logiciel d'automatisation, c’est pourquoi il est nécessaire d’étudier le Hard ROI. Il ne faut pas hésiter à prendre en compte toutes les types d’automatisation :
- Automatisation des process analytiques
- Automatisation des process informatiques
En effet, chaque automatisation peut vous faire gagner en temps mais aussi en bien être de vos employés ou de vos clients. Par exemple, une tâche répétitive et chronophage peut être remplacée par un rapide web scraping. Il est nécessaire de considérer cette méthode comme une petite automatisation puisqu’elle permet à un employé de passer moins de temps sur une tâche peu agréable, cela peut contribuer au bien être dans son travail. De manière générale, les outils low code peuvent améliorer considérablement l’efficacité de vos équipes pour un coût des tests raisonnable.
Les bénéfices quantitatifs ou "Hard ROI"
Le Hard ROI correspond à calculer les aspects quantifiables de la mise en place de votre automatisation des processus. Les caractéristiques quantifiables rendent le calcul du Hard ROI beaucoup plus facile. En effet, le calcul porte sur des variables que vous pouvez mesurer objectivement, comme les économies de temps et de coûts.
Vous pouvez par exemple calculer le Hard ROI en mesurant les données suivantes :
- Le temps gagné par tâche/demande
- La réduction du coût global du processus
- Le taux d'achèvement du flux de travail
- Le taux d'approbation/de rejet du flux de travail
- Les évolutions de productivité et de rendement
- Les coûts correctifs liés aux erreurs et aux retards
- L’économie de coûts liées aux remises anticipées
- Les coûts opérationnels du bureau (impression, papier, maintenance, stockage)
- La réduction de la main-d'œuvre (p. ex. rôles de saisie de données)
- Les coûts liés à la fraude
- Les coûts de tests nécessaires à la mise en place de ces process
L'objectif principal de l'automatisation des processus analytiques et des flux de travail est de rationaliser les process afin de les rendre plus efficaces, sans porter atteinte à la souverainté numérique des entreprises. Cela signifie que moins de ressources sont utilisées pour effectuer la même quantité de travail. En ce sens, les tâches automatisées devraient prendre moins de temps et limiter les erreurs.
Vous l’avez bien compris, en combinant les deux analyses, vous pouvez avoir un avis global sur les bénéfices de votre digitalisation.
Calculer le ROI de vos process automatisés
Le calcul du ROI de l'automatisation des processus est beaucoup plus simple que vous ne le pensez.
On vous détaille ci-dessous, les différentes étapes à effectuer pour un calcul manuel du ROI.
1. Calcul du coût annuel de votre flux de travail
La première étape concerne le coût annuel de votre flux de travail. Vous devez d'abord savoir combien de temps chaque processus manuel prend avant de mettre en œuvre l'automatisation. Il faut donc partir de la personne responsable de ce processus et vous calculez donc le nombre de minutes ou d’heure qu’il lui faut pour le réaliser.
Une fois que vous avez ce point de référence, vous pouvez calculer combien cela vous coûte en salaire.
N'oubliez pas de prendre en compte que chaque employé a une grille de salaire différente et a des avantages sociaux plus ou moins importants.
Une fois ces étapes préliminaires faites, vous obtenez le calcul suivant :
2. Déterminer les gains de temps
Une fois que vous avez votre référence de flux de travail, vous pouvez déterminer le gain de temps pour chaque processus après la mise en place de l’automatisation des processus.
Il faut calculer le coût de votre flux de travail maintenant qu’il est automatisé.
N'oubliez pas d'ajouter le coût d'achat et d'installation de votre logiciel d'automatisation, ainsi que les frais de formation supplémentaires que vous avez payés pour former votre équipe à ce nouvel outil. Par exemple, l’intégration de sa téléphonie d’entreprise peut représenter un coût d’installation important au départ. Pourtant, elle vous permettra de gagner du temps et de fluidifier la communication de votre entreprise. Elle sera particulièrement utile à votre équipe de Customer Success.
Le calcul ressemble à ceci :
3. Calcul de la différence entre les bénéfices et les coûts
Il s’agit de soustraire le coût annuel de vos flux automatisés du coût annuel de votre flux manuel actuel.
Si vous avez décidé d’automatiser vos processus il y a deux ans. Vos coûts initiaux de la réalisation des tâches manuelles étaient de 20 000€ par an. Désormais, ils sont d’uniquement 13 000€ par an si vous prenez en compte les coûts d’implémentation et de formation. Vous avez donc réalisé une économie de 7 000€ par an. Il faut également faire attention à prendre à la fois les coûts annuels de la mise en place de l’automatisation mais aussi des coûts d’implémentation.
Il faut par exemple prendre en compte le temps nécessaire à la formation des nouveaux employés qui arrivent dans l'organisation (coûts annuels long terme).
4. Calcul total du ROI
Passons donc à la quatrième étape qui est l’étape qui vous intéresse le plus. Pour calculer votre retour sur investissement, il vous suffit de diviser vos économies nettes par le coût de votre investissement (le coût du logiciel et de la mise en œuvre) et de multiplier le résultat par 100 pour obtenir un pourcentage.
5. Unifier vos résultats
Maintenant que vous savez comment calculer le ROI d'un seul flux de travail, vous pouvez appliquer la même formule à tous vos flux ou estimer le ROI de nouveaux processus.
Additionnez tous ces sous-totaux pour calculer le temps et l'argent que votre automatisation des processus vous fait gagner (ou pourrait vous faire gagner) par an. Par exemple, si vous êtes présent sur différents canaux de distribution, il peut être intéressant de comparer les résultats d’automatisation d’un canal à un autre et donc d’améliorer sa stratégie cross canal. En suivant le retour sur investissement d'une année sur l'autre, il est beaucoup plus facile de faire approuver les futurs projets d'automatisation. Cela vous permet également d’établir une stratégie claire d’organisation pour les prochains mois et les prochaines années.
