Bien que le BPM et la gestion des workflows répondent aux mêmes besoins métier, chacun le fait d'une manière différente.
La gestion du workflow vous permet de coordonner certaines tâches et procédures répétitives pour gagner du temps et faire le travail plus efficacement. Le workflow se concentre sur les personnes et les instructions, décrit le rôle de chaque personne impliquée et vous permet d'organiser vos processus de travail quotidiens. Le BPM d'autre part est une approche plus complexe de la gestion de vos processus métiers, qui coordonne l'ensemble de l'organisation et met l'accent sur ses processus afin d'améliorer leur efficacité. le BPM n'est pas seulement l'automatisation des processus métier, mais aussi l'amélioration continue de chaque processus. Le fait que le BPM inclut la gestion de workflow comme composant prête souvent à la confusion des deux termes.
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