Plus que jamais, les entreprises cherchent aujourd'hui à réduire leurs coûts, à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur efficacité. Un certain nombre de tendances économiques actuelles, telles que la menace d'une récession et la transition vers le travail à distance, imposent d'évaluer vos processus d'entreprise. Sont-ils optimisés pour assurer le bon déroulement des opérations à tous les niveaux ? Et quels sont les principaux facteurs justifiant la priorité accordée à l'optimisation des processus métier ?
Afin de répondre à toutes ces questions, commençons d’abord par définir qu'est-ce que l'optimisation des processus métier ? Il s'agit notamment de :
- Évaluer les processus existants pour mettre en évidence les goulets d'étranglement et les lacunes.
- Identifier les secteurs où il est indispensable de mettre en place des flux de travail et des bonnes pratiques.
- Prendre conscience des bénéfices pour l'entreprise et les équipes de la mise en place de processus et d'une éventuelle automatisation.
- Consacrer du temps à l'établissement de processus et à leur mise en œuvre avec l'équipe.
L'optimisation des processus métier pour répondre à vos plus grands défis
Nous vous proposons de découvrir quelques-unes des raisons les plus importantes qui justifient la mise en place d'un flux de gestion des processus métier.
1. Réduire les risques commerciaux et les problèmes de conformité
La mise en place de procédures opérationnelles standard ne profite pas seulement à l'entreprise du point de vue du retour sur investissement, elle protège également l'intégrité de l'entreprise et les employés.
L'optimisation des processus métier nécessite une évaluation approfondie des procédures opérationnelles actuelles pour les principaux flux de travail au sein de l'entreprise. Cet exercice doit permettre d'identifier où et pourquoi il y a des failles ou des vulnérabilités potentielles dans les processus et les procédures. C'est le moment d'examiner comment les questions de conformité réglementaire sont traitées - vos processus gèrent-ils efficacement la conformité ?
Lorsque votre équipe travaille à l'optimisation de ces processus, elle peut mettre en place des actions pour combler les lacunes et éviter les vulnérabilités. Des flux de contingence peuvent être mis en place. L'optimisation des processus opérationnels protège les efforts de continuité des activités, les revenus et les collaborateurs.
2. Éliminer les goulets d'étranglement et améliorer les processus inefficaces
L'une des principales motivations qui incitent à faire de l'optimisation des processus une priorité est l'élimination des inefficacités et des goulets d'étranglement qui surviennent en raison de l'absence de flux de travail établis ou de bonnes pratiques, ou tout simplement parce que les processus doivent évoluer au fil du temps, en fonction de l'évolution de l'environnement professionnel.
Ces goulets d'étranglement proviennent souvent d'un manque de compréhension de ce qui doit réellement être fait dans le cadre d'un projet ou d'un processus, de tâches répétitives et de travaux manuels qui peuvent être automatisés pour limiter les anomalies.
3. Améliorer l'expérience client
Lorsque l'on entend parler d'optimisation des processus métier, la question de son impact sur la relation client n'est peut-être pas la première chose à laquelle on pense. Mais il est clair que toute démarche visant à limiter les erreurs, à accélérer les délais de livraison et à accroître l'efficacité va contribuer sans doute à améliorer l'expérience client.
Une des meilleures façons d'optimiser les processus d'entreprise est d'examiner d'abord l'expérience client. De quoi vos utilisateurs se plaignent-ils ? Sur quoi portent la plupart de vos tickets d'assistance ? Quelles sont les tâches que les clients mettent le plus de temps à accomplir ?
L'optimisation de l'expérience client peut être un moyen très efficace de réaliser un meilleur retour sur investissement.
4. Optimiser les ressources de l'entreprise
Il est parfois pénible d'évaluer ses flux de travail et de rationaliser ses opérations, car cela met en lumière la perte de temps et de ressources due à un manque d'efficacité.
La difficulté de cet exercice peut dissuader vos équipes métier et IT de se lancer dans l'aventure, mais plus vous serez en mesure de rationaliser et de réduire les dysfonctionnements, plus vos opérations métier seront efficaces, plus vos clients et vos collaborateurs seront satisfaits, et plus votre entreprise sera en mesure de générer des bénéfices.
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