Dans un environnement commercial de plus en plus axé sur la performance et la pérennité, le géant espagnol du tourisme et de l'hôtellerie, Iberostar, a franchi une étape décisive pour optimiser ses flux de travail grâce à la solution de gestion des processus métier (BPM) de Bonitasoft. Cette histoire à succès illustre comment une entreprise de premier plan peut améliorer sa gestion des factures, favoriser l'autonomie, réduire sa dépendance informatique et renforcer son engagement en faveur du développement durable.
Le Défi d'Iberostar : efficacité et durabilité
Iberostar a été confrontée à un défi commun à de nombreuses entreprises : la gestion des factures et des processus d'approbation. L'entreprise a identifié des risques liés aux retards de paiement des factures et à la complexité des procédures d'approbation manuelles. Pour relever ce défi, Iberostar s'est fixée quatre objectifs clairs :
- Centralisation des données : mettre en place un référentiel centralisé pour la réception des factures de fournisseurs.
- Automatisation : rationaliser et automatiser les processus de gestion pour réduire les délais de traitement des factures.
- Durabilité : promouvoir une approche sans papier et renforcer la transparence.
- Autonomie : réduire l'impact sur le département informatique et favoriser l'autonomie des utilisateurs.
Pour atteindre ces objectifs, Iberostar avait besoin d'un modèle de flux d'approbation unifié, et la réponse résidait dans Bonitasoft.
Le choix de Bonitasoft : Un partenaire BPM fiable
Iberostar a entrepris une analyse approfondie du marché des logiciels BPMN et a opté pour la solution de Bonitasoft pour la modélisation et l'automatisation de ses processus. Miquel Ollers, directeur des solutions internes du groupe Iberostar, a déclaré : "Nous avons comparé plusieurs outils, et Bonitasoft s'est démarqué en intégrant un modèle BPM dans notre entreprise."
La relation entre Iberostar et Bonitasoft s'est renforcée au fil du temps, commençant en 2014 avec la mise en œuvre de la première solution workflow. Depuis, ils ont étendu son utilisation à travers une variété d'applications internes, démontrant ainsi la polyvalence et l'efficacité de la plateforme.
La mise en œuvre réussie de Bonita
La solution "Gestión Facturas Acreedores 3.0 (GFA 3.0)" développée grâce à la plateforme BPM Bonita permet d'accomplir diverses opérations :
- Téléchargement des factures : les fournisseurs peuvent télécharger les factures via divers canaux, tels qu'une plate-forme de facturation électronique, le courrier électronique ou le portail des fournisseurs d'Iberostar. Cela a considérablement accéléré le processus de réception des factures.
- Transformation et attribution : des processus automatisés convertissent les factures au format XML et les stockent dans la base de données de la GFA. Elles sont ensuite attribuées à des cas spécifiques dans Bonita, conformément aux règles d'attribution définies.
- Gestion et approbation : une fois approuvées, les factures sont enregistrées dans SAP, clôturant ainsi le cas dans Bonita et créant un historique.
Bonita coordonne l'ensemble du flux d'approbation des factures, en fournissant des mises à jour de statut, des autorisations et des actions requises à chaque étape du processus. La plateforme s'intègre de manière transparente avec d'autres outils, offrant une vue globale des processus, simplifiant les étapes et améliorant l'efficacité globale.
Avantages concrets de la plateforme Bonita
La mise en œuvre de Bonita a généré des résultats significatifs pour Iberostar :
- Renforcement de l'engagement en faveur de la durabilité, avec une réduction significative de la consommation de papier et de ressources.
- Réduction de 80 % de la dépendance du département informatique en ce qui concerne la configuration des processus utilisateurs.
- Optimisation de l'efficacité des processus peu productifs.
"Bonita offre une vue cohérente des processus, permettant de réduire les étapes, ce qui se traduit par une amélioration globale des processus. Les principaux avantages de Bonita sont sa modularité, qui permet d'utiliser la plateforme à différents niveaux, de la modélisation à l'analyse des diagrammes en passant par le backend avec son moteur de règles. De plus, la solution open-source offre la flexibilité d'expérimenter et d'évaluer en continu."
- Miquel Ollers, Internal Solutions Director, Iberostar
En conclusion, la collaboration entre Iberostar et Bonitasoft illustre de manière remarquable comment une entreprise de premier plan peut transformer ses processus, améliorer son efficacité et promouvoir la durabilité grâce à l'automatisation.
