Dans le monde d’aujourd’hui, l'optimisation des processus est cruciale pour assurer une efficacité opérationnelle maximale et une compétitivité accrue. Mais comment savoir si vos processus métier fonctionnent réellement à leur plein potentiel ? C'est là qu'interviennent les données de processus. Dans cet article, nous explorerons comment l'analyse des données de processus peut fournir des insights précieux pour améliorer les performances métier. En mettant en lumière les possibilités offertes par l'automatisation des processus couplée à une analyse approfondie des données, nous démontrerons comment les entreprises peuvent utiliser ces outils puissants pour optimiser leurs opérations et atteindre leurs objectifs commerciaux. Découvrons ensemble comment exploiter pleinement le potentiel des données de processus pour transformer votre entreprise.
Quels enseignements vos données de processus révèlent-elles sur la performance des activités métier ? Et que pouvez-vous apprendre de ces données ? Grâce à l'automatisation des processus et à la capacité d'analyser les données des processus, les entreprises disposent d'un ensemble d'outils puissants.
Bonita Process Insights : le lien entre l'automatisation des processus métier et les données métier
En général, plusieurs éléments contribuent à une mise en œuvre efficace de l'automatisation et de l'optimisation des processus métier. Parmi eux, deux se révèlent essentiels :
- L’utilisation d’une plateforme de BPM qui permet de modéliser, gérer et optimiser les processus existants et structurer le développement de nouveaux processus.
- Une bonne compréhension ce qui se passe à l'intérieur de ces processus pour modifier, affiner et améliorer en permanence leurs performances afin de mieux répondre aux objectifs métier.
Le chemin vers la compréhension des données dépend de votre capacité de :
- Obtenir les données d'exécution réelles des processus passés et actuels
- Présenter ces données de manière claire et visuelle
- Interagir avec ces données visuelles
- Comparer les informations obtenues sur le processus avec les objectifs à atteindre
L'utilisation d'outils permettant de découvrir, de visualiser et d'analyser les données relatives aux processus est un moyen de tirer le meilleur parti de ces processus, de les améliorer et d'en maximiser l'efficience, de prendre des décisions basées sur des données et de mettre en place des cycles d'amélioration continue. Les responsables des processus de l'entreprise ont besoin de disposer des bonnes informations pour s'assurer que les performances sont conformes ou pas à leurs attentes, et le cas échéant, pour en connaître les raisons.
Dans le cas de la plateforme Bonita, utilisée pour automatiser et gérer les processus de bout en bout, il est possible de capturer les données de chaque instance ou cas de chaque processus, qu'il s'achève avec succès ou non. Mais comment accéder à ces données et comprendre ce qu'elles révèlent ? C'est la raison d'être de Bonita Process Insights, qui propose une solution permettant de d'exploiter les données générées par l'automatisation des processus métier.
Que peuvent révéler les données des processus métier ?
Voici trois questions que se pose souvent le responsable d'un processus métier :
- Mes processus sont-ils alignés sur mes objectifs métier ?
- Y a-t-il des goulets d'étranglement (par exemple, quelles sont les tâches qui consomment le plus de ressources) ?
- Quel est l'impact des évolutions de mes processus automatisés ? La dernière version de mon processus est-elle plus performante que la précédente ?
Nous partageons ici un exemple tiré de notre webinar "Les secrets derrière les données de vos processus métier"
Nous avons commencé par un processus de validation de factures assez simple, un processus largement utilisé dans de nombreuses entreprises de tous types et de toutes tailles, d'abord modélisé puis déployé sur Bonita, et exécuté plusieurs fois dans un environnement de démo. Une collection de cas individuels de validation de factures, avec leurs données de processus, est alors disponible pour inspection.
Deux tableaux de bord prêts à l'emploi dans Bonita Process Insights affichent les données sous forme de tableaux et de graphiques.
Le tableau de bord Process Overview fournit une vue globale de tout processus automatisé avec Bonita. Il expose l'activité de ce processus, affichant tous les cas complétés sur une période donnée. Ce tableau de bord montre également que ce processus de validation des factures a un objectif défini (fixé par le responsable du processus), à savoir qu'il doit être achevé en cinq minutes (à des fins de démo, nous avons fait en sorte qu'il soit le plus rapide possible !)Ce tableau de bord révèle également que 35 validations de factures ont été effectuées pendant la période sélectionnée, et que deux d'entre elles n'ont pas atteint l'objectif de 5 minutes.
Tableau de bord Process Overview
Que s'est-il passé pour que l'objectif ne soit pas atteint ? Il y a peut-être eu un incident à cette date précise qui a pu affecter le processus normal. À noter en vue d'une éventuelle enquête plus approfondie.
Une analyse plus fine des chemins empruntés par les différents cas dans le processus de validation des factures permet de remarquer que les deux cas échoués comportent une étape supplémentaire, une validation de niveau 2, absente des autres cas conformes aux spécifications.
En outre, un examen plus approfondi des données disponibles indique que les étapes de validation de niveau 1 et de niveau 2 ont pris beaucoup plus de temps que la validation de niveau 1 seule, avec deux noms d'acteurs associés à ces étapes.
Ainsi, en quelques minutes et quelques clics à peine sur les différentes représentations visuelles des données dans l'aperçu du processus, vous disposez d'une première analyse permettant d'approfondir les raisons pour lesquelles deux cas n'ont pas atteint l'objectif défini.
Le deuxième tableau de bord, Process Compare, permet de confronter les deux cas qui n’ont pas atteint l’objectif métier fixé avec d'autres cas respectant le délai fixé comme objectif. Une analyse plus approfondie révèle que lorsque le montant d'une facture dépasse 10 000 euros, une validation de niveau 2 est nécessaire. Dans les deux cas étudiés, le montant de la facture nécessitait une validation de niveau 2, prolongeant ainsi le temps nécessaire au processus au-delà de l'objectif des 5 minutes.
Tableau de bord Process Compare
Responsables des processus : Comment tirer parti des données des processus ?
Cet examen fournit des informations sur lesquelles le gestionnaire de processus peut agir de manière appropriée, que ce soit en modifiant l'objectif, le processus lui-même, ou encore la limite du montant de la validation. Bien que cet exemple soit simple, l'approche d'investigation basée sur les données de processus peut être étendue à tous les processus automatisés utilisant la plateforme Bonita.
Voici les avantages offerts dès le départ par Business Process Insights :
- Vous bénéficiez désormais d'une visibilité totale sur les données des processus : vous pouvez extraire les données et les visualiser
- Vous pouvez utiliser ces données pour rationaliser et optimiser les processus en identifiant les activités et les workflows qui ralentissent ou entravent les opérations.
- Vous avez un moyen de gérer les processus automatisés en fonction d'objectifs ou de buts spécifiques.
Toute l'équipe métier peut tirer parti des informations issues des données de Bonita Process Insights pour prendre des décisions éclairées et basées sur les données. Cela permet de déterminer où et comment cibler les changements afin de rationaliser, optimiser et améliorer continuellement les processus.
En bref
Dans le contexte très dynamique des entreprises, il est essentiel de tirer parti de la puissance des données pour rester compétitif et atteindre des résultats durables. Bonita Process Insights se positionne comme un véritable outil de référence en proposant aux entreprises une solution complète qui leur permet de révéler le potentiel caché de leurs processus. En fournissant une visibilité sur les données des processus et en permettant aux décideurs de prendre des mesures éclairées, Bonita Process Insights permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations, d'améliorer leur efficacité et de favoriser l'amélioration continue. Alors que les entreprises naviguent dans les complexités des marchés d'aujourd'hui, l'adoption d'outils tels que Bonita Process Insights n'est plus seulement une option, mais un impératif stratégique pour une croissance et un succès durables. Avec les bonnes informations à portée de main, les entreprises peuvent tracer une voie vers l'excellence des processus, en s'assurant qu'elles restent agiles, réactives et résilientes dans un environnement commercial en constante évolution.
Bonitasoft réaffirme son engagement en faveur de l'innovation et de l'amélioration continue, en mettant à la disposition des équipes de développement des outils puissants pour accélérer le développement des applications, et des utilisateurs professionnels des données exploitables pour favoriser l'optimisation des processus. Contactez-nous dès aujourd'hui si vous souhaitez en savoir plus sur Bonita Process Insights.
