Les applications d'automatisation des processus métier deviennent de plus en plus indispensables pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. L'automatisation peut les aider à optimiser leurs opérations, à réduire leurs coûts et à améliorer leur efficacité. Elle peut également devenir un atout concurrentiel majeur dans un contexte économique en constante et rapide évolution.
Cependant, les entreprises sont confrontées à une question essentielle au moment de se doter d’une solution d’automatisation de processus métier : doivent-elles acheter des applicatifs prêts à l’emploi ou développer leurs propres applications ?
Cette décision complexe, ne doit pas être prise à la légère, notamment quand on sait que d’après un récent rapport de Gartner, les dépenses informatiques des entreprises vont continuer à augmenter, surtout dans le secteur du logiciel. Selon l’analyste, la croissance attendue serait de 12% en 2023 et de 13% en 2024 et notamment pour les logiciels permettant d’obtenir des avantages concurrentiels grâce à une productivité accrue, à l'automatisation et à d'autres initiatives de transformation numérique.
Que ce soit lorsque vous achetez ou lorsque vous développez une solution, cela représente un coût non négligeable et la solution que vous choisirez devra correspondre à votre vision, à votre feuille de route et à vos objectifs à court et à long terme.
Dans cet article, nous allons explorer les avantages et les inconvénients de l’acquisition d’applications sur-étagère ou du développement interne de votre propre solution, ainsi que vous fournir des conseils sur les facteurs à prendre en compte et la manière de faire le bon choix.
1. Quels facteurs prendre en compte pour choisir entre l'achat ou le développement d’applications d’automatisation de processus ?
Notre premier conseil serait de commencer par examiner attentivement plusieurs facteurs avant de décider de développer des applications personnalisées ou d'acheter une solution logicielle prête à l'emploi pour automatiser les processus métier de votre entreprise. En tenant compte de ces facteurs, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée qui répond à vos besoins et exigences spécifiques.
- La problématique et l’étendue de votre projet
Il est très important de commencer par identifier le(s) problème(s) à résoudre et les raisons pour lesquelles le moment est venu de s'y atteler. Communiquez avec le management et les différents responsables d’équipe afin de comprendre les points de douleur, les défis et les domaines dans lesquels l'automatisation pourrait apporter des améliorations significatives. Leurs points de vue et leurs perspectives peuvent aider à identifier les processus qui sont mûrs pour l’automatisation. Déterminez par exemple les tâches qui sont fastidieuses, répétitives, qui prennent du temps, sujettes aux erreurs ou qui impliquent de grands volumes de données. Identifiez les goulets d’étranglement et les domaines où l'automatisation peut avoir l'impact le plus important. Recherchez des processus bien définis, basés sur des règles, avec des entrées, des sorties et des points de décision clairs. Ce seront de bons candidats à l’automatisation.
- Vos objectifs et le bénéfices que vous comptez en retirer
Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l'automatisation des processus. Il peut s'agir d'améliorer l'efficacité, de réduire les erreurs, d'accroître la productivité, de rationaliser les flux de travail, d’accélérer les délais d’exécution, d’améliorer la satisfaction de vos clients ou de libérer le temps des employés pour des tâches plus utiles. Estimez aussi le nombre de processus à automatiser, le nombre d'utilisateurs et le niveau d'intégration requis. Ne négligez pas le ROI attendu en estimant le coût de la mise en place d'une nouvelle solution, le time-to-market attendu, le coût de la maintenance, puis les gains de temps estimés grâce à l'automatisation de ce qui était auparavant une tâche manuelle.
- Les ressources, les coûts et le temps nécessaires
Évaluez la disponibilité des ressources au sein de votre organisation, y compris les équipes techniques qualifiées, le budget et le temps disponible pour mettre en place votre projet. Déterminez si vous disposez de l'expertise et de la capacité nécessaires pour développer des applications personnalisées ou s'il serait plus adapté d'acheter une solution prête à l’emploi. Dans les coûts associés, ne calculez pas seulement les coûts initiaux, mais également les coûts de maintenance et le retour sur investissement potentiel de chacune des deux alternatives.
- Vos besoins d’intégration
Déterminez le niveau d'intégration requis avec les systèmes et applications existants. Évaluez notamment si une solution prête à l'emploi peut s'intégrer de manière transparente à votre infrastructure actuelle ou si des applications personnalisées seraient mieux adaptées pour répondre à vos besoins d’intégration.
- Vos besoins en termes d’assistance et maintenanceÉvaluez le niveau de support et de maintenance requis pour la solution. Déterminez si vous disposez des ressources et des capacités internes nécessaires pour fournir un support continu ou si vous préférez vous en remettre à un support externe.
- Autres potentiels risques associés
Prenez aussi en compte d’autres risques associés, tels que les risques liés à la sécurité et à la confidentialité des données, ainsi que le risque de dépendance d’un fournisseur.
2. Avantages et inconvénients de l'achat d’applications d’automatisation de processus métier
Les avantages
- Une implémentation plus rapide : L'achat d'une application sur étagère peut être plus rapide à mettre en œuvre que le développement d'applications personnalisées, ce qui peut se traduire par un retour sur investissement plus rapide.
- Des coûts initiaux moins élevés : Les applications prêtes à l'emploi sont généralement moins chères à l’achat. Les frais de licence sont moins élevés que le coût du développement d'une application personnalisée et développée à partir de zéro.
- Accès à de nouvelles fonctionnalités suivant les tendances du marché : Les fournisseurs de logiciels externes ont pour mission d'améliorer constamment leurs solutions en ajoutant des fonctionnalités, en suivant les tendances de l'industrie, du marché, etc.
Inconvénients
- Personnalisation limitée : Les applications sur étagère peuvent ne pas répondre entièrement à vos besoins et exigences spécifiques, ni offrir le même niveau de personnalisation que les applications sur mesure, ce qui peut conduire à des inefficacités ou à des solutions de contournement. Cela peut être particulièrement problématique lorsqu'il s'agit de flux de travail complexes et de stacks de systèmes d'information spécifiques. Il peut par exemple y avoir des limitations en termes de fonctionnalité ou de flexibilité, ce qui oblige les organisations à adapter leurs processus à la solution.
- Difficultés d'intégration : L'intégration d'une application prête à l'emploi dans les systèmes et applications existants peut être complexe et prendre du temps. Elle peut nécessiter des efforts et des ressources supplémentaires pour assurer une intégration transparente et un flux de données entre les différents systèmes existants dans l’entreprise.
- Dépendance à l'égard du fournisseur : Lorsque les entreprises achètent une application sur étagère, elles deviennent dépendantes du fournisseur pour les mises à jour, l'assistance et les développements futurs, ce qui peut limiter leur flexibilité et leur contrôle.
- Risque d'obsolescence : Les applications prêtes à l' emploi peuvent devenir obsolètes au fur et à mesure que la technologie et les besoins de l'entreprise évoluent, ce qui peut obliger l’entreprise à investir dans une nouvelle solution.
- Extensibilité limitée : Beaucoup d’applications sur étagère peuvent présenter des limites en termes d'évolutivité et ne pas être en mesure de faire face à la croissance future.
Quand acheter : exemples de cas d'usage
- Cas d'usage 1 : Logiciel de ticketing pour le support client
Un logiciel de ticketing pour le support client ou le support interne d’une entreprise peut être traité de manière efficace à l'aide d'une solution sur étagère. Ces outils prêts à l'emploi sont livrés avec des flux de travail de ticketing, des bases de connaissances et des fonctions de communication avec les clients, ce qui les rend faciles à mettre en œuvre et à utiliser.
- Cas d’usage 2 : Suivi du temps de travail
Purchased HR software is a cost-effective option for automated employee time tracking. These solutions often offer user-friendly interfaces and integration with payroll systems, which helps streamline the HR process without requiring significant customization.
- Cas d'usage 3 : Gestion des frais
Les processus de gestion des frais, tels que le remboursement et l'approbation des frais professionnels, peuvent être gérés efficacement à l'aide d'un logiciel sur étagère de gestion des frais. Ces solutions sont dotées de flux de travail standardisés, de capacités de numérisation des reçus et d'application de la politique de dépenses, ce qui simplifie les processus financiers.
3. Avantages et inconvénients de développer des applications personnalisées d'automatisation des processus métier
Les avantages
- Personnalisation : Le développement d'une solution logicielle spécifique à une entreprise garantit qu'elle est adaptée à ses besoins. Elle offre la flexibilité nécessaire pour adapter la solution aux exigences et aux processus spécifiques de l’entreprise et pas le contraire. Cela est particulièrement important lorsqu'il s'agit de workflows complexes et de systèmes d'information spécifiques, car cela permet une plus grande adaptabilité et une meilleure efficacité. Cela permet aussi aux entreprises et organisations de donner la priorité aux caractéristiques et fonctionnalités qui sont les plus importantes pour leurs métiers.
- Flexibilité : La création d'applications personnalisées permet d'effectuer des changements et des mises à jour en fonction de l'évolution de vos besoins, ce qui garantit la pertinence et l'efficacité du logiciel au fil du temps.
- Avantage concurrentiel : Le développement d’applications d’automatisation de processus peut offrir un avantage concurrentiel en permettant aux organisations de se différencier sur le marché. Elle permet de mettre en œuvre des caractéristiques et des capacités uniques qui ne sont pas forcément disponibles dans les applications prêtes à l'emploi. Les applications peuvent être conçues pour résoudre des problèmes spécifiques et optimiser les processus, ce qui permet d'accroître l'efficacité et la productivité.
- Évolutivité : Une application sur mesure peut être conçue pour s'adapter à la croissance de l'organisation et à l'évolution de ses besoins. Elle peut être facilement étendue ou modifiée pour s'adapter à l'augmentation de la charge de travail ou à l'évolution des besoins de l’entreprise.
- Intégration : Les applications personnalisées permettent une intégration transparente avec les systèmes et processus existants. Cette intégration permet de rationaliser le flux de données, de réduire la saisie manuelle des données et d'éliminer la nécessité de traiter les données en double.
- Meilleur alignement sur la culture et les valeurs de l'entreprise : Une application sur mesure peut être conçue pour refléter la culture, les valeurs et la vision de votre organisation. Cet alignement favorise l'adoption par les utilisateurs et l'engagement des employés, ce qui se traduit par une productivité et une satisfaction accrues.
- Sécurité : Vous contrôlez entièrement les aspects liés à la sécurité et les données sensibles peuvent être traitées en toute confiance, ce qui réduit le risque de violations potentielles. Vous pouvez aussi mettre en œuvre des protocoles de sécurité robustes adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation.
- Analyses et rapports approfondis : Une application personnalisée peut collecter et analyser les données d'une manière qui s'aligne parfaitement sur vos objectifs métier. Vous pouvez générer des rapports plus détaillés et plus pertinents pour identifier les goulets d'étranglement, suivre les performances et prendre des décisions fondées sur des données.
- Amélioration et mises à jour continues : Le développement d'applications vous offre l'avantage d'une amélioration et d'une mise à jour continues. Votre équipe peut réagir rapidement aux feedbacks des utilisateurs et à l'évolution des besoins, en apportant plus rapidement les améliorations nécessaires.
- Maîtrise des coûts sur le long terme : Si le développement d'applications personnalisées peut nécessiter un investissement initial important, il permet souvent de réaliser des économies à long terme, surtout si vos besoins sont très spécifiques, car vous ne paierez pas pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin.
Inconvénients
- Des coûts initiaux plus élevés : Nous venons de le préciser, le développement nécessite un investissement initial important en termes de temps, d'argent et de ressources. Il implique des coûts liés au développement, aux tests, au déploiement, au support et à la maintenance continue. Les coûts initiaux peuvent être plus élevés que ceux liés à l'achat d'une application prête à l’emploi.
- Expertise : La conception d'applications nécessite des connaissances et des compétences spécialisées en matière de technologies d'automatisation et de développement. Vous devez vous assurer de disposer de l'expertise nécessaire en interne ou via un partenaire intégrateur pour mener à bien ce projet.
- Délai de mise sur le marché : Le développement prend du temps, ce qui peut retarder la mise en œuvre de la solution et l’obtention de ROI.
Quand développer : exemples de cas d'usage
- Cas d’usage 1 : Processus métier spécifiques
Dans les secteurs où les processus sont hautement spécialisés et où les applications prêtes à l'emploi risquent de ne pas être adaptées, le développement d’applications personnalisées d'automatisation des processus peut s'avérer la meilleure option. Les applications personnalisées peuvent être adaptées aux réglementations spécifiques, aux normes métiers et aux exigences particulières de l'entreprise.
- Cas d’usage 2 : Workflows et processus interfonctionnels et complexes
Lorsque les workflows impliquent plusieurs services et des processus interdépendants complexes, le développement d'applications personnalisées peut offrir un meilleur contrôle et une plus grande personnalisation. Ce type d’applications peut intégrer divers systèmes et sources de données afin d'assurer une communication et un flux d'informations fluides dans l'ensemble de l'organisation.
- Cas d’usage 3 : Logique métier personnalisée
Si une entreprise ou organisation dispose d'une logique et de règles métier uniques et personnalisées qui la distinguent de ses concurrents, il est préférable de développer une application personnalisée. Cela permet à l'entreprise de préserver son avantage concurrentiel et de s'assurer que l'automatisation s'aligne parfaitement sur son modèle d'entreprise.
- Cas d’usage 4 : Évolutivité et adaptabilité futures
Pour les entreprises ayant des plans de croissance à long terme et des besoins évolutifs, une application d'automatisation personnalisée peut être conçue en tenant compte de l'évolutivité et de l'adaptabilité. Cela permet à l'entreprise d'ajuster et d'étendre l'automatisation en fonction de l'évolution de ses besoins, sans être limitée par les contraintes d'un produit sur étagère.
4. Développer ou acheter des applications d’automatisation de processus métier : notre verdict !
En conclusion, la décision de développer ou d'acheter des applications d’automatisation des processus métier dépend de plusieurs facteurs, notamment des besoins de l'entreprise, de son budget et de ses ressources. Le développement d’applications offre davantage de personnalisation, de flexibilité et de contrôle, mais s'accompagne de coûts initiaux plus élevés. L'achat d'une application sur étagère peut être moins coûteux et plus rapide à mettre en œuvre, mais peut présenter des limites en termes de personnalisation et d'intégration avec les systèmes existants.
Si votre stack IT est assez standardisée, que vos processus sont simples et qu’ils se limitent aux frontières métier d’un ou deux services, l’achat d’une application sur étagère peut parfaitement répondre à ses besoins. Elle peut également être le moyen le plus rapide de résoudre des problèmes spécifiques à des étapes précises du cycle de vie de votre activité.
En revanche, si vous souhaitez automatiser des processus et des workflows complexes aux sein de systèmes d’information très spécifiques, il peut être plus avantageux de développer des applications personnalisées à l’aide de solutions comme Bonita, plateforme open-source et extensible qui donne aux équipes de développement le pouvoir de répondre aux cas d'usage les plus exigeants en matière d'automatisation des processus. Cela vous permettra également de vous libérer des limites que les applications sur étagère ne peuvent pas surpasser.
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