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Les processus sont présents dans les entreprises et organismes publics à tous les niveaux. L’automatisation et l’amélioration continue des processus permettent d’aboutir à une plus grande efficacité par la réduction des coûts et une qualité optimale.
Le BPM, un terme aux multiples aspects
Le « Business Process Management », en français « gestion des processus métier » comprend tout ou partie de ce qui suit :
- Un outil permettant de représenter graphiquement des processus ;
- Un moyen pour simuler et optimiser les processus avant leur déploiement ;
- Un système permettant d'exécuter des processus comprenant à la fois des activités humaines et automatisées ;
- Une interface permettant aux personnes d’effectuer les tâches leur incombant dans un processus ;
- Un moyen d'accéder et d'interagir avec les systèmes existants dans l’entreprise (bases de données, systèmes de gestion de données, messagerie etc.) ;
- Des outils pour suivre et gérer les processus au fur et à mesure qu'ils s’opèrent ;
- Un moyen de collecter et de traiter les données issues des processus en temps réel.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Le BPM est un moyen de définir et de gérer les étapes d’un processus métier, du début jusqu’ à la fin. Ces processus consistent en une séquence d'activités présentant un intérêt pour une organisation.
En voici quelques exemples :
- Un nouvel employé est embauché dans une entreprise : des mesures doivent être entreprises avant, pendant et après l’arrivée de la personne par les services généraux, la direction des services informatique, les ressources humaines, etc.
- Un utilisateur signale un problème à son support informatique : le problème doit être identifié, routé vers les bons interlocuteurs, suivi, résolu, et documenté.
- Un client rapporte sa voiture chez un concessionnaire en raison d’une pièce défectueuse : le problème doit être identifié, la pièce commandée ou sortie du stock, la voiture doit être réparée, le constructeur alerté, etc.
Améliorer ses processus avec le BPM
L’automatisation et l’intégration d’un processus peuvent directement contribuer à une meilleure efficacité. Tous les aspects du processus étant gérés de cette façon, il devient possible de collecter des données sur la façon dont le processus fonctionne ou ne fonctionne pas. L’entreprise peut étudier à quels endroits et comment le processus peut être rationalisé, accéléré, automatisé, etc. Ce type d’informations peut également être collecté, par exemple, dans le cadre du suivi des activités de l’entreprise (Business Activity Monitoring ou BAM), des indicateurs clés de performance et d’autres éléments utiles en matière d’informatique décisionnelle.
Dotée d’une solution de gestion des processus métier bien intégrée, il est possible d’étudier de données provenant du processus même, mais également d’autres sources, d’éliminer les événements non pertinents, d’effectuer des calculs à partir des données, etc. à la fois pendant l’exécution du processus en temps réel (Business Activity Monitoring) ou après coup (à partir de données historisées).
