En 2024, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) reste un cadre essentiel pour la protection des données, influençant la manière dont les entreprises gèrent les données personnelles. Pour les entreprises opérant à travers les frontières nationales, assurer la conformité au RGPD ne consiste pas seulement à éviter de lourdes amendes, mais aussi à maintenir la confiance des clients et à démontrer un engagement envers la vie privée.
Depuis sa mise en œuvre, le RGPD a fondamentalement changé le paysage de la gestion des données. Les entreprises sont désormais tenues d'adopter des mesures robustes de protection des données, assurant transparence et responsabilité dans leurs opérations.
La non-conformité au RGPD peut entraîner des sanctions sévères, y compris des amendes allant jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise, selon le montant le plus élevé. Les DSI et leurs équipes sont tenus de veiller à la conformité continue au RGPD en examinant et en mettant régulièrement à jour les politiques et procédures de protection des données, en formant le personnel aux exigences du RGPD et en effectuant des audits internes pour identifier et combler les lacunes en matière de conformité.
La tâche de coordonner tous les systèmes et acteurs pour atteindre et démontrer cette conformité est énorme. Automatiser avec succès les processus métier pour se conformer au RGPD, et prouver cette conformité, peut être la clé.
Au-delà de l'IT : faire de la conformité au RGPD une responsabilité à l'échelle de l'entreprise
La conformité au RGPD touche tous les départements de l'entreprise, couvrant plusieurs organisations, managers et processus.
Même si une entreprise ne traite pas directement avec des clients ou des partenaires établis dans l'Union Européenne, elle peut toujours être affectée par les domaines d'application du RGPD. Il suffit qu'une personne basée dans l'UE interagisse avec une entreprise, à n'importe quel niveau, pour que celle-ci soit soumise aux exigences du RGPD.
Prenons un exemple. L'un des aspects du RGPD est appelé « droit à l'oubli », ou l'effacement des données. Lorsque quelqu'un; un prospect, un partenaire, un client ou un consommateur basé dans l'Union Européenne demande l'effacement complet de ses informations des bases de données de votre entreprise, pensez à ce que cela implique réellement.
Respecter le droit à l'oubli
La définition des « données personnelles » selon le RGPD est large. Selon l'article 4 du RGPD, ces données peuvent inclure : « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ("personne concernée") ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement. » Cela pourrait être des informations laissées sur un formulaire comme un nom, une adresse e-mail ; cela peut inclure des informations de paiement ; des publications sur les sites de médias sociaux de l'entreprise y compris des photos ; des informations médicales, une adresse IP d'ordinateur, et plus encore.
La demande de suppression de données de quelqu'un signifie alors déterminer sa relation avec l'entreprise. Quels systèmes pourraient potentiellement contenir des données personnelles sur cette personne ?
Il y a les données clients stockées dans le système CRM, et les informations des partenaires stockées dans le système de gestion de base de données relationnelles interne (SGBDR).
Et puis il y a tous les processus internes impliquant des données.
Découvrir les données cachées : cartographier les données personnelles dans vos processus métier
Pourriez-vous détenir des données financières sur une personne même si elle n'a pas effectué de transaction financière avec votre entreprise ? Qu'en est-il de vos systèmes de marketing et de ventes ? Les équipes de Customer Success ? Le support client ? Quelqu'un dans votre entreprise a-t-il cité cette personne dans une communication interne ou externe ? La personne a-t-elle utilisé l'un de vos réseaux sociaux ? Et qu'en est-il des sauvegardes de tous ces systèmes ?
Quelles sont vos règles internes régissant la gestion des données pour chacun de ces systèmes ? Par exemple, quelles sont les règles d'engagement pour vos données marketing ? Existe-t-il des règles de suppression des données ou les données ont-elles des dates d'expiration ?
En plus des mesures d'audit et de la documentation de l'emplacement de toutes les données internes pouvant être affectées par le RGPD, avez-vous mis en place des processus pour définir comment tous vos systèmes gèrent l'accès, le mouvement et la persistance des données ?
Avez-vous mis en place les workflows appropriés pour répondre pleinement au « droit à l'oubli » et à d'autres aspects du RGPD ?
Le traitement automatisé des données à l'aide d'une plateforme de gestion des processus métier (BPM) peut vous aider à répondre à ces questions et à mettre en place les processus et workflows appropriés pour la conformité et la preuve de conformité.
L'automatisation des processus pour démontrer la conformité RGPD
L'automatisation des processus basée sur le BPM est conçue pour apporter ordre et efficacité à la gestion des processus complexes. L'utilisation d'une plateforme BPM peut rationaliser et simplifier la conformité au RGPD en rendant les processus étroitement liés plus fluides, tout en documentant les flux de processus et en fournissant une traçabilité, ce qui est une partie clé de la démonstration de la conformité au RGPD.
Il ne suffit pas d'être conforme au RGPD ; vous devez pouvoir démontrer cette conformité. Les plateformes BPM peuvent jouer un rôle ici, car elles gèrent les processus en temps réel et créent un dossier traçable documentant ce qui s'est passé et quand.
Revenons à l'exemple du « droit à l'oubli » et examinons ce qu'un fournisseur de logiciels hypothétique pourrait rencontrer. L'entreprise doit documenter la conformité à la demande de droit à l'oubli d'une personne basée dans l'UE à travers tous ses systèmes. La plupart des données de l'entreprise se trouvent dans des systèmes CRM comme Salesforce™, mais des données personnelles peuvent également se trouver dans les bases de données de comptabilité, de marketing et de suivi des licences de logiciels de l'entreprise, ainsi que dans des publications et des articles sur plusieurs réseaux sociaux.
Les processus automatisés via une plateforme BPM peuvent être utiles pour rechercher, supprimer et documenter l'effacement des données personnelles du demandeur à travers tous ces systèmes ; le moteur d'automatisation des processus Bonita de Bonitasoft enregistre automatiquement la date et l'heure de chaque étape de chaque processus. Il identifie qui dans l'entreprise est responsable de la suppression des informations dans chaque base de données, puis enregistre quand chaque suppression a été effectuée.
En tant que middleware capable d'orchestrer et d'interagir avec d'autres systèmes d'information d'entreprise, une plateforme BPM comme Bonita peut également gérer les processus dans différentes applications de l'entreprise.
Sans processus orchestrés et automatisés, il serait nécessaire de rédiger des processus pour chaque base de données, système de messagerie, CRM, ERP, chaque système d'entreprise séparément. Avec une approche manuelle, il est beaucoup plus difficile de s'assurer que chaque base de données affectée a été vérifiée, et de documenter que chaque instance des données personnelles du demandeur a été effacée.
Préparez votre entreprise pour les défis réglementaires futurs
Notez que la conformité au RGPD est un processus, et un processus complexe pas une liste de contrôle ou une série d'étapes aléatoires. Vous pouvez concevoir un processus méthodique pour gérer les données personnelles à travers toutes les bases de données de votre entreprise, rendant l'adoption d'une plateforme BPM idéale pour ce type de conformité.
Et comme il existe d'autres types de conformité légale et réglementaire pour les entreprises et organisations, dont certains n'ont pas encore été formulés, car les lois et règlements changent fréquemment ; la mise en œuvre d'une plateforme BPM et l'automatisation des processus vous aideront également à suivre d'autres types d'exigences de conformité.
Transformez vos processus métier pour être conforme au RGPD tout en continuant à exploiter les actifs informatiques existants. Commencez à utiliser Bonita pour structurer vos workflows et systèmes afin qu'ils soutiennent l'exécution efficace des tâches de conformité. Une fois ce modèle de gestion des processus en place, vous pouvez ajouter des applications basées sur les plateformes que vous utilisez déjà, y compris des outils CRM, ERP et des développements personnalisés.
Les applications d'entreprise automatisées sur Bonita Cloud bénéficient d'une protection et d'une confidentialité des données sécurisées et robustes.
Bonitasoft est certifiée ISO 27001 par Bureau Veritas pour la sécurité des informations sur Bonita Cloud, ainsi que pour le développement, les opérations et le support des clients de Bonita Cloud.
Simplifiez et atteignez la conformité au RGPD avec facilité
Le monde de plus en plus interconnecté dans lequel nous vivons complique la gestion et la confidentialité des données. Les défis posés par le RGPD ont peut-être pris votre entreprise par surprise. Peut-être que les processus de votre entreprise sont assez simples pour que vous puissiez les gérer manuellement pour l'instant.
Cependant, en adoptant une plateforme BPM comme Bonita, vous serez mieux préparé à répondre à toute future réglementation sur la gestion des données qui ne manquera pas d'émerger. Atténuez les risques, protégez la confiance des clients et assurez le succès à long terme de votre entreprise à l'ère numérique.
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