La CIPAV
Afin d'améliorer son service aux adhérents, la CIPAV transforme ses processus métiers.
« Notre objectif est de mettre en place une meilleure interaction avec nos adhérents et d’améliorer la qualité de service que nous leur apportons. En fait, dès qu’on abordera une problématique touchant aux processus concernant la fiabilisation de carrière, cela passera par Bonita. »
Jean-Christophe Rainaut, DSI de la CIPAV
Objectif du projet
Moderniser en profondeur les processus métiers
Pour remplir ses missions la CIPAV administre de nombreux processus ‘métiers’ autour du calcul et de l’appel à cotisation, du calcul et de la liquidation des droits, du versement des prestations, du recouvrement et du contentieux ou encore de l’action sociale.
En prenant ses fonctions, Jean-Christophe Rainaut a d’abord placé ses efforts sur la transformation et l’urbanisation d’un système d’information vieillissant. Mais en parallèle et alors que des besoins liés à la polyvalence se faisaient jour, notamment en matière de gestion des tâches, le DSI a rapidement identifié le BPM comme une brique transverse capable de reconsidérer et de déployer rapidement les nombreux processus métier.
Challenges
« Nous avons fait le choix de nous orienter, à chaque fois que cela s’est avéré possible, vers les standards du marché et notamment vers le Saas et l’open source. Par ailleurs, nous souhaitions opter pour une solution évolutive, ne nécessitant pas de développements spécifiques importants.»
L’objectif était clair : le projet devait être déployé rapidement, à partir d’une simple expression des besoins.
Le choix de la DSI
Le premier projet fut donc celui mené avec Bonita, autour de la modernisation de la GEIDE et de la mise en place d’une solution permettant de créer une brique archive en lien avec le BPM et l’éditique.
Aujourd’hui, cette solution permet d’organiser l’activité sur la base de processus ‘sans couture’, dans une logique digitale et multicanale. L’entreprise, qui a ainsi évité une démarche ‘big bang’, longue et coûteuse, et opté pour un projet ‘quick win’, est désormais en capacité, après deux à trois mois de déploiement, d’apporter aux métiers une réponse rapide en mode agile et itératif, de mieux mesurer les délais de traitement, de disposer d’un historique des activités, de mettre en place une suppléance lors des absences et enfin, de mieux rationaliser la distribution des tâches sur la base de règles pré établies.
« Il s’agit là d’une première étape. Ainsi, un formulaire de contact va être mis en place et de nouveaux processus métier vont suivre. Par exemple, nous travaillons déjà à l’automatisation du calcul et de la liquidation des droits concernant la prestation retraite, qui était restée pour partie manuelle. »
Bénéfices côté DSI
- L’approche agile et itérative qui permet de prendre en compte les différents besoins métiers au fil de l’eau
- La capacité de la DSI à apporter une réponse rapide aux utilisateurs
- Une meilleure rationalisation de la distribution des tâches
Bénéfices côté utilisateurs
- Une amélioration de la visibilité des informations liées aux dossiers adhérents et une meilleure maîtrise lors de leur traitement
- Une meilleure évaluation de la productivité des gestionnaires
La CIPAV s'appuie sur la plateforme Bonita
"L’apport concret de Bonita n’est plus à démontrer. Il est exploité dans la distribution des tâches complexes. Et nous permet d’évaluer la productivité car aisément nous savons où en est un gestionnaire avec un dossier ; est-il complet, quels sont les documents en attentes et quand seront-ils reçus ? une visibilité qui nous manquait dans le traitement des dossiers des adhérents."
Jean-Christophe Rainaut, DSI de la CIPAV
La CIPAV
Créée en 1978 et historiquement dédiée aux architectes et aux métiers du ‘bâti’, la CIPAV a progressivement, au fil des ans, intégré de nombreuses autres professions comme les géomètres ou encore les consultants… Elle se distingue par son caractère interprofessionnel, ainsi que par la dynamique de croissance du nombre de ses adhérents.
Organisme de droit privé exerçant une mission de service public (ne faisant plus partie de l'organisation de la sécurité sociale depuis 2006 par décret), sa mission est de gérer les prestations de retraite de base, de retraite complémentaire et d’invalidité décès de ces professions, soit aujourd’hui quelques 550 000 libéraux adhérents. Pour ce faire, elle administre au quotidien de nombreux processus ‘métiers’ autour du calcul et de l’appel à cotisation, du calcul et de la liquidation des droits, du versement des prestations, du recouvrement et du contentieux ou encore de l’action sociale.
RS2i partenaire intégrateur
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RS2i a de nombreuses années d'expertise en matière d’intégration de solutions logicielles, d’optimisation de processus, avec des activités allant de la conception au développement en passant par l'accompagnement et le conseil.
"Avec un certain nombre d’applications ‘legacy’ à prendre en compte, l’intégration de Bonitasoft avec l’existant n’a pas été simple. Par ailleurs, le côté transverse de la solution a nécessité un vrai travail de coordination entre les différentes équipes projet mais la rapidité de son déploiement a permis de convaincre les différentes équipes IT, puis de gagner l’adhésion des utilisateurs."
Joseph Khouri, Directeur Général de RS2i
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