Réussir la transformation de vos achats avec le BPM

Les achats sont une fonction critique des entreprises.

20 juil 2016 - Lionel Palacin

Les achats sont une fonction critique des entreprises. Contrôler et piloter cette fonction transverse représente un véritable levier d’augmentation de la rentabilité.

Ces conseils vous accompagneront dans la mise en place d’une solution de gestion des processus métiers (BPM) pour gérer vos processus achat.

 

1. Finissez-en avec le papier

Selon les études, le coût de traitement d’une facture papier est estimé autour de 14 euros. La dématérialisation vous fera économiser jusqu’à 10 euros par facture, sans parler des délais de transmission, de l’impact écologique. Passez à un processus d’achat intégralement dématérialisé, pour fluidifier l’ensemble des étapes, et vous assurer qu’aucun de vos fournisseurs n’attend le paiement d’une facture oubliée sur le bureau d’un de vos collaborateurs.

 

2. Standardisez les commandes

L’absence de contrôle sur les articles commandés ou les demandes de prestation est un appel à la créativité pour vos collaborateurs. Définissez un catalogue d’articles disponibles à la commande, de prestations autorisées, couvrant la majorité des besoins, pour vous assurer de pouvoir négocier efficacement sur des volumes importants.

 

3. Rendez vos validations dynamiques

Afin d’optimiser la chaine achat, il est conseillé de limiter le nombre de validations nécessaire à une commande. Néanmoins, il ne s’agit pas de laisser passer sans contrôle l’ensemble des demandes. Au contraire, définissez clairement vos règles de validation, intégrezles dans le système et vous serez assuré de leur respect. « Un seul être vous manque, et tout est dépeuplé », voici ce que doivent penser beaucoup de vos collaborateurs lorsque leur validateur est absent. Grâce à la gestion des délégations, renvoyez automatiquement les demandes de validation attribuées à un manager vers son remplaçant.

 

4. Intégrez votre processus achat avec l’ensemble de vos systèmes

L’intérêt d’une bonne suite BPM réside dans sa capacité à s’intégrer efficacement dans l’ensemble de l’écosystème informatique de votre entreprise.

Connectez votre processus achat à votre ERP (SAP, Microsoft Dynamics, OpenERP,…), votre système comptable, votre système logistique ou autre, afin d’éliminer les doubles saisies (et les erreurs relatives), et d’améliorer le contrôle

 

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