Pilotez vos achats grâce au BPM

Vous recevez chaque jour nombre de factures fournisseurs. Comment vous assurer qu’elles ont bien été commandées par une personne autorisée, que la facture est conforme et qu’elle correspond bien à ce qui vous a été livré ?

20 juil 2016 - Lionel Palacin

Le processus d’achat est un processus complexe, impliquant de nombreux acteurs internes et externes, comprenant  de nombreuses étapes de validation. Dans les structures où ce processus est majoritairement géré via formulaires papier, il est courant de voir des demandes à valider s’accumuler sur le bureau des responsables, se perdre dans le courrier interne, ou mettre des semaines à naviguer entre les étages avant d’atteindre le fournisseur. Processus passif, sans retour pour le demandeur, ce mode de fonctionnement entraine frustration pour vos collaborateurs, et absence de réactivité pour votre structure. Afin d’améliorer la compétitivité de votre organisation, il est important que votre processus d’achat soit intuitif et réactif.

Couvert par de nombreux systèmes, type ERP, aucune implémentation ne permet réellement de répondre aux besoins précis d’une organisation. Par ailleurs, les enjeux de transformation et d’amélioration continue de ces processus demandent qu’ils soient gérés à l’aide d’outils de plus en plus agiles.

Dans ce cadre, l’utilisation d’un système tel qu’une suite BPM pour piloter tout ou partie du processus va permettre à votre organisation de bénéficier d’une grande flexibilité, tout en garantissant la sécurité nécessaire à ce processus critique. Une suite disposant de capacités de connectivité importantes vous permettra d’interfacer l’ensemble des systèmes intervenant dans la chaine, et ainsi d’automatiser un maximum de tâches tout en conservant la possibilité de gérer les cas particuliers de processus plus manuels.

 

L’amélioration des la fonction achat passe souvent par une transformation organisationnelle. Dans ce domaine, on observe en général deux types de démarches :

  • le BPR ou Business Process Reengeneering, qui utilise les méthodologies d’optimisation de processus pour revoir le fonctionnement des fonctions achats ;
  • la mise en place de Centre de Service Partagés, qui œuvrent à la centralisation des fonctions support (achats entre autres), afin d’optimiser les coûts et d’uniformiser les pratiques.

 

Découvrez comment reprendre les commandes de vos processus achat grâce au BPM.

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