7 signes indiquant qu’il est temps d’optimiser votre processus d’achat

Améliorez vos processus d’achat en les reliant à vos systèmes d’information.

20 juil 2016 - Lionel Palacin

Que vous soyez directeur financier, directeur des achats, contrôleur de gestion ou comptable, les processus financiers dont vous êtes responsable sont essentiels à la bonne gestion de votre organisation

 

1. Vous êtes débordé par la gestion de vos fournisseurs

Vous devez traiter des appels d'offres, des demandes d'information, des enchères inversées, la certification et l'accréditation des fournisseurs, les audits, la gestion de la fraude et de nombreuses autres activités, mais vous devez toujours remplir votre objectif de réduction des coûts d'achat. Un logiciel BPM (business process management) peut regrouper tous ces processus sur un même outil et vous permettre de mieux maîtriser votre activité grâce à des tableaux de bord clairs et à l’analyse prédictive.

 

2. Vos demandes d’achat tournent en rond

N’est-ce pas perturbant que la majorité des demandes d’achat soient systématiquement renvoyées au demandeur ? Limites de dépenses, type d'achat, doublons dans les bons de commande, problème de correspondance commande-facture, etc. surchargent le service comptabilité de demandes à faible valeurajoutée. Définissez vos règles de gestion applicables au processus achat, afin que le système puisse apporter une réponse automatique à l'utilisateur en matière de conformité, en routant par exemple la demande d’achat à un niveau hiérarchique supérieur lorsque son montant dépasse un seuil déterminé.

 

3. Vos fournisseurs se plaignent de ne pas être payés à temps

Le paiement du fournisseur constitue la dernière étape du processus d'achat, et une gestion rigoureuse exige de payer au juste moment afin d’optimiser le besoin en fonds de roulement (BFR) tout en évitant les conséquences légales et financières d'un retard de paiement. Pour cela, il est important de disposer d'un mécanisme automatisé de suivi de votre processus d'achat, pour suivre et mesurer la progression du règlement des factures, et créer des alertes pour notifier toute dérive éventuelle dans les délais de paiement.

 

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