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Du BPM pour fiabiliser les comptes à la MAIF

Bonitasoft
29 juillet 2020

Société d'assurance mutuelle de premier plan en France, le groupe MAIF protège plus de trois millions de sociétaires (assurances de biens, prévoyance, santé, assistance, épargne, crédit...) et génère ainsi un chiffre d'affaires de 3,7 milliards d'euros. Avec la directive Solvency 2, les exigences en matière de contrôle financier et comptable se sont renforcées. La clôture des comptes est un processus fastidieux et complexe impliquant, à la MAIF, près d'une centaine de personnes au fil des diverses phases. Au début des années 2010, la MAIF a donc cherché à sécuriser le processus en ayant recours à un outil de workflow. Aujourd'hui encore, la MAIF continue d'améliorer le processus en mode agile.

En 2014, suite à un appel au marché, la MAIF a décidé de tester Bonitasoft. « Il s'agissait de vérifier qu'un outil de workflow comme Bonitasoft pouvait effectivement répondre à notre besoin » indique Fabrice Jubien, responsable de projet de la MAIF. Un laboratoire de trois ans a alors été monté pour réaliser des PoC (démonstrateurs). La solution Bonitasoft a été bien sûr installée en local.

Trois années de tests

Après ces trois années de tests et de vérifications, la décision a été prise en avril 2017 de lancer en production le projet. Le déploiement initial a été réalisé avec très peu de fonctions. Progressivement, en mode agile, la plate-forme a été enrichie et améliorée. Le principe de base est de séquencer les interventions et d'indiquer à chacun ce qu'il doit faire en fonction des étapes déjà franchies. Il s'agit donc de formaliser le processus et de suivre son exécution.

Aujourd'hui, la plate-forme a permis de développer des fonctions bien plus évoluées. Fabrice Jubien précise : « depuis le premier déploiement, tous les formulaires créés ont été refondus. » En effet, par exemple, cette première version ne permettait pas une réelle intégration avec contrôle de qualité des données. « Bonitasoft dialogue avec notre ETL Alteryx qui, lui-même, échange avec nos différents applicatifs » détaille Fabrice Jubien. Aucune donnée (en dehors des descriptions de processus) n'est donc stockée dans Bonitasoft.

Un séquençage des tâches sécurisé

Désormais, chaque acteur reçoit non seulement la description de sa tâche mais aussi les données nécessaires (le cas échéant extraites du SI) et la liste des contrôles à opérer. Puis, une fois les tâches effectuées par le collaborateur concerné, les fichiers de données sont rapprochés de référentiels pour vérifier la qualité de la livraison. Les indicateurs de qualité sont aussitôt restitués à l'utilisateur concerné. Le cas échéant, celui-ci peut encore vérifier et reprendre son travail. Ensuite, les données sont transmises à l'acteur suivant mais également archivées en coffre-fort électronique pour garantir la traçabilité complète du processus.

« Il s'agit d'amener la responsabilité de la qualité de la donnée au plus près du producteur de la donnée » insiste Fabrice Jubien. A ce jour, 850 tâches sont traitées dans l'outil. Les améliorations sont faites en mode agile avec un cycle trimestriel. Au final, une fois l'ensemble du processus achevé, la fabrication des rapports s'effectue sous Tibco Spotfire et SAP BusinessObjects. Cette plate-forme sert, outre à couvrir les besoins internes, à réaliser le « QRT », le Quantitative Reporting Template, via l'applicatif Assuretat, remis à l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR). L'outil est ainsi passé en trois ans d'un simple guidage des actions à faire à une solution de gestion de la qualité des données.

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