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La suite BPM open source de BonitaSoft a permis au leader mondial des matériels d’impression d’accroître de manière significative la productivité des équipes en charge de la gestion des contrats
Paris, le 31 août 2011 – BonitaSoft, premier éditeur open source de solutions de gestion des processus métiers (BPM), annonce aujourd’hui que Konica-Minolta, l’un des leaders mondiaux de matériels d’impression, intervenant également sur les marchés de l’optique, de l’imagerie médicale et de la mesure industrielle, a mis en œuvre Bonita Open Solution pour optimiser l’ensemble de son processus de gestion des contrats, dans le cadre de la migration de son système d’information vers une architecture orientée services.
Optimiser la gestion des 2000 contrats par mois
Avec plus de 100 000 équipements en location chez ses clients, 70 collaborateurs de Konica-Minolta en France traitent chaque mois 2 000 contrats – nouveau contrat ou renouvellement. Avec la progression spectaculaire de 20% de cette activité par rapport à 2010, Konica-Minolta cherchait à optimiser l’ensemble de son processus de gestion des contrats – depuis la saisie des informations jusqu’à la facturation, en passant par les simulations de vente et l’analyse des scénarios de configuration et des architectures produits spécifiques.
Cette croissance soutenue a parallèlement encouragé Konica-Minolta à refondre son système d’information, dans l’optique de favoriser l’agilité et la réactivité de l’entreprise. « Nous avons adopté une démarche de type SOA, en décomposant notre système d’information en différentes briques, plus faciles à maintenir. L’objectif final étant d’améliorer notre réactivité et la qualité de notre relation client » explique Xavier Riehl, Directeur des systèmes d’information, de l’administration commerciale, du développement et de la qualité, chez Konica-Minolta. « Ayant décidé de migrer notre infrastructure Lotus Notes vers une architecture orientée services, nous devions donc mettre en œuvre une nouvelle solution d’automatisation et de gestion de processus plus moderne et adaptée à nos problématiques métiers. »
Ainsi, Konica-Minolta a choisi d’adopter une solution du marché plutôt que de développer un outil en interne. « Beaucoup de solutions offertes aujourd’hui sur le marché sont caractérisées par leur fermeture, ce qui empêche non seulement le développement de nouveaux connecteurs, mais également la maîtrise des anciens développements » commente Franck Inglebert, Responsable du développement chez Konica-Minolta France. « Bonita Open Solution répondait à non seulement à ces exigences, mais de plus, son approche de modélisation graphique nous aidait à nous approprier rapidement la solution, ce qui était essentiel car notre calendrier était très ambitieux. »
Sécurité, qualité et hausse de productivité
Un an après les premières réflexions autour de ce projet, le bilan est positif selon Konica-Minolta. « D’une part, l’abandon du papier et des processus manuels nous a permis de fiabiliser nos processus, sur la base des règles de l’entreprise » déclare Xavier Riehl. « D’autre part, nous disposons désormais d’une traçabilité complète qui nous aide à remonter à la source de toute erreur ou non-qualité. Nous répondons ainsi à la fois aux contraintes de conformité réglementaire et à nos propres exigences en matière de qualité. Enfin, nous bénéficions d’une hausse spectaculaire de notre productivité : un nouveau contrat qui était validé en 4 ou 5 jours dans le passé, peut désormais l’être en moins d’une heure. Et les premiers bénéficiaires sont nos clients qui déplorent moins de litiges. Notre capacité de traitement des contrats a augmenté en tout de 30% ! »
Après ce premier déploiement réussi, les équipes de Konica-Minolta prévoient de déployer Bonita Open Solution pour d’autres processus clés de l’entreprise, dont notamment la validation des factures fournisseurs et des bons à payer, la gestion de son parc automobile, des notes de frais ainsi que le suivi de la qualité. Ainsi, plus de 200 applications métier mises en œuvre avec Lotus Notes sont en cours de migration vers la solution de BonitaSoft.