Université Old Dominion

Rationaliser le processus de demande de création de compte à l'Université Old Dominion

Un temps d’exécution qui passe de 3 jours à 1 jour : les processus de demande de création de compte sont désormais trois fois plus rapides

« Rationaliser notre processus de demande de création de compte nous a permis d’être moins dépendants d’opérations manuelles de traitement de documents papier. Nous avons atteint notre objectif : disposer d’un processus de demande de création de compte électronique, en ligne »- Natalie Metzger, développeur middleware, Old Dominion University

À propos de l’université

Old Dominion University (ODU) est un établissement public d'ensiegnement et de recherche créé il y a 80 ans et situé à Norfolk (Virginie), qui est l’un des principaux établissements américains de formation à distance.

L'université accueille plus de 24 000 étudiants et emploie plus de 1 200 enseignants. Elle propose 70 licences, 60 masters et 36 programmes de doctorat, ainsi que de 2 diplômes destinés aux professionnels de l’enseignement. Grâce à l’excellence de son corps enseignant et à des méthodes pédagogiques innovantes et participatives, ODU propose des formations reconnues à l’échelle nationale. ODU peut également se prévaloir d’une activité de recherche de pointe et de partenariats stratégiques avec le secteur public, les entreprises, les industriels, les organisations et le secteur culturel.

Besoins opérationnels et processus à automatiser

Avec autant d’étudiants, de personnels et d’enseignants, Old Dominion University gère une quantité considérable de données et dispose d’une structure organisationnelle matricielle complexe. Le processus de demande de création de compte de l’université doit gérer des données issues de différents systèmes internes. Les comptes permettent d’accéder à des services simples : messagerie électronique, accès internet LAN, comptes UNIX, partages de fichiers et autres données sensibles. Pour les nouveaux personnels recrutés, enseignants ou non, et pour les étudiants salariés de l’université, la création de ces comptes s’effectuait via un processus papier traité manuellement.

L’objectif du projet était d’automatiser toutes les demandes de création de compte afin de mettre en place un système électronique intégralement en ligne, qui permettrait d’éliminer le traitement manuel de documents papier. Une solution de gestion des processus métier était nécessaire pour rationaliser le processus de demande, de validation et de création du compte. En particulier, il fallait mettre en place un dispositif pour accéder au système de gestion d’identité d’ODU et à sa base de données. Cette opération nécessitait l’intégration d’un moteur de workflow afin de rationaliser le processus de demande de création de compte.

Le processus est simple. La demande est initiée via le système de gestion d’identité « maison », Monarch Identification and Authorization System (MIDAS) et comprend une multitude de requêtes différentes qui peuvent toutes être traitées par un workflow unique. Une fois le processus lancé, le système vérifie l’éligibilité pour déterminer si l’utilisateur est effectivement autorisé à demander la création de certains types de comptes. Si la personne est éligible, la demande est enregistrée dans "FootPrints", un outil de suivi des demandes et des signalements de problèmes. Bonita BPM envoie ensuite la demande de création de compte aux personnes chargées de la validation et de la création du compte. Le schéma de processus ci-dessous donne une vue d’ensemble du processus de demande de création de compte. Cela n’apparaît pas sur ce schéma, mais le workflow se décompose en cinq sous-processus différents, qui gèrent toutes les tâches de validation et de création du compte.

Schéma de processus du workflow de demande de messagerie électronique à Old Dominion

Un compte peut nécessiter la validation d’un responsable, d’un directeur d’unité budgétaire, du propriétaire des données et/ou de l’administrateur système. Certaines demandes requièrent une simple validation du responsable, tandis que d’autres nécessitent la validation de l’administrateur système et/ou du propriétaire des données. Le circuit de validation inclut également un dispositif de délégation, si la personne chargée de la validation n’est pas en mesure d’effectuer cette tâche dans un laps de temps donné. La délégation est gérée individuellement : chaque validateur peut indiquer plusieurs délégués et doit leur attribuer des périodes de délégation différentes, le cas échéant. Les tâches proposées à chaque validateur peuvent apparaître sous la forme d’une liste de comptes à valider pour un utilisateur. Les comptes peuvent alors être validés ou refusés. Ce n’est qu’une fois la validation effectuée que la liste de demandes est transférée vers la création de compte. Il peut s’agir d’une sous-liste des comptes initialement demandés. Chaque tâche est également enregistrée dans FootPrints afin de garder une trace et également de permettre à l’utilisateur de suivre l’avancement de sa demande de création de compte.

Au processus de demande vient s’ajouter un processus distinct qui envoie chaque matin un rappel à tous les utilisateurs qui ont des tâches à effectuer.

Le choix de Bonita BPM

Pour choisir sa solution de BPM, Old Dominion University a évalué Apache Activiti, JBPM, et Bonita BPM. Dans la mesure où la connectivité avec les autres systèmes et la facilité d’accès à l’assistance étaient les critères de choix privilégiés de l’outil de BPM, ODU a finalement retenu Bonita BPM, afin de répondre au besoin de mise en place d’une solution de gestion des processus métier permettant de connecter l’ERP et le système de gestion d’identité de l’université.

La connectivité avec les autres systèmes a été l’un des critères essentiels d’ODU dans sa recherche d’un outil de BPM. L’université exploitait déjà les fonctionnalités de workflow de son système d’ERP, mais la plupart des données nécessaires aux demandes de création de compte n’étaient pas intégrées à l’ERP : il fallait donc un outil permettant de lier le flux de processus, les données et la gestion d’identité.

L’établissement a pu connecter sa propre interface front office avec son propre système de gestion d’identité, intégré à Bonita BPM grâce à une interface REST. Le système s’est également connecté facilement au back-office de la base de données de l’ERP, Banner ERP System.

Le projet d’automatisation BPM a été initié par ODU à l’aide de la version open source de Bonita BPM, puis l’université a choisi de passer au Pack de Souscription de Bonita BPM en juin 2012 afin de profiter de l’assistance professionnelle incluse pour la maintenance de ses applications et enseignements stratégiques. L’équipe de développement middleware d’ODU a également bénéficié de plusieurs heures de tutorat auprès de services professionnels et peut faire appel 24 heures sur 24 à l’assistance en ligne, en cas de problèmes au niveau du système. L’université a choisi de passer au Pack de Souscription version 5.7.3. de Bonita BPM en juin 2012.

Résultats clés

Avant le déploiement de la solution de BPM, le processus de demande de création de compte de la Old Dominion University était effectué sur papier et sur plusieurs systèmes non reliés entre eux. Après le déploiement des processus automatisés, l’université a constaté une augmentation importante de la vitesse de traitement des demandes de création de compte (trois fois plus rapide).

Près de 15 % des demandes de création de compte quotidiennes qu’enregistre ODU sont traitées en ligne, un pourcentage en augmentation croissante. Le temps de traitement des demandes en ligne est passé de trois jours à un jour.

ODU a non seulement automatisé son processus de demande de création de compte, mais également son processus d’audit, qui tourne aujourd’hui avec beaucoup moins de difficultés. L’ERP stocke plus de 300 000 « droits » d’audit, auxquels les processus BPM sont connectés et sur la base desquels ils peuvent prendre des décisions. Bonita BPM est également utilisé dans l’un des processus de réinitialisation de mot de passe et ODU a prévu d’installer prochainement un nouveau processus de gestion des clôtures de comptes. Grâce à cette expérience réussie de l’utilisation de Bonita BPM, Old Dominion University prévoit d’étendre cette solution de BPM à d’autres secteurs et d’autres fonctions.