Groupe SEGEF

SEGEF améliore sa communication interne grâce à la structuration de ses flux métiers

Le groupe de distribution SEGEF (Intersport, Midica) a choisi de déployer progressivement la solution Bonita BPM dans son système d’information afin d’optimiser la mise à jour des tarifs des produits au sein de ses enseignes mais aussi de gérer de façon plus efficace son personnel.

« Avant le déploiement de flux avec Bonita BPM, nos équipes échangeaient très peu sur leur métier. Aujourd’hui, la solution mise en place leur a permis de se rencontrer et de comprendre leurs problématiques réciproques. On a beaucoup progressé en termes de relation entre équipes, de compréhension et d’amélioration. Un vrai cercle vertueux ! » Jérôme Denerf, Responsable Pool Innovation au sein de la DSI du Groupe SEGEF, dirigée par Guy Goubet.

A propos de SEGEF

SEGEF est un groupe de distribution implanté dans la région Midi-Pyrénées. Cette PME de 350 salariés regroupe les deux enseignes Intersport et Midica et a réalisé 53 millions d’euros de chiffres d’affaires en 2013.

SEGEF dirige 6 magasins Intersport à Toulouse, dans le Tarn et dans le Lot ainsi que le premier magasin Midica à Toulouse, dédié à l’équipement de la maison. En plus de ses 7 magasins, SEGEF possède un siège social à la périphérie de Toulouse où sont gérées toutes les fonctions support comme les RH, le marketing, les achats, la comptabilité ou encore l’informatique.

Une communication interne à optimiser

Plusieurs problématiques liées à l’absence de structuration de certains flux se posaient depuis longtemps au sein de SEGEF.

En premier lieu, la mise à jour des tarifs dans les linéaires du magasin Midica était perfectible, en raison d’un déficit de communication entre la direction commerciale du magasin située dans le centre de Toulouse et le siège administratif localisé dans les environs de la ville.

La mise en place d’un flux structuré et automatisé est devenue nécessaire pour transmettre l’information entre la direction commerciale en charge du référencement des produits auprès des fournisseurs et la gestion administrative chargée de les intégrer dans la base de données de l’ERP. Ce sont ainsi 100 000 articles par an qui sont à entrer ou à mettre à jour.

La gestion des arrivées de nouveaux personnels au sein de l’ensemble du groupe était un autre point sensible que le service Ressources Humaines souhaitait améliorer. Ce dernier n’était en effet informé que tardivement de l’intégration de nouveaux collaborateurs, engendrant une mauvaise intégration du collaborateur, des difficultés dans le traitement de ces dossiers ainsi que du retard dans la commande de matériels, l’ouverture d’adresse e-mail ou de comptes Intranet

Structurer et organiser les flux pour une meilleure gestion

Ce sont les problématiques RH qui ont poussé SEGEF à s’intéresser à la mise en place de la solution Bonita BPM. Après le développement simplifié d’applications et quelques tests concluants effectués pour la gestion des achats informatiques, le premier gros chantier a finalement été la mise à jour des tarifs de produits.

Auparavant, la communication des tarifs s’effectuait par e-mails et la saisie se faisait de façon manuelle dans des fichiers Excel. Afin d’optimiser la procédure et éviter les erreurs de saisie, il a été décidé de structurer ces opérations en commençant par dessiner puis modéliser les processus dans Bonita BPM. Aujourd’hui, l’obtention des tarifs auprès des fournisseurs par e-mails a été automatisée, tout comme la récupération des informations dans l’ERP et l’extraction des articles de la base de données.

Mais surtout, il est désormais possible de centraliser sur une même interface toutes les étapes nécessaires à la réalisation d’une tâche sans avoir à basculer entre l’ERP, les e-mails et Excel. En outre, ces tableaux de bord permettent aux managers de suivre facilement l’avancée des campagnes et de proposer eux-mêmes des améliorations du processus.

Du côté de l’optimisation de la gestion des ressources humaines, le service RH de SEGEF a souhaité mettre en place la dématérialisation des dossiers des salariés afin d’assurer un suivi efficace tout au long de leur contrat avec la société. Le service IT a choisi la solution Bonita BPM en prenant comme point de départ l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Désormais, le service RH et les salariés remplissent un formulaire en ligne géré par Bonita BPM qui met à jour automatiquement la base de données de l’ERP. Le service informatique est ainsi aussitôt informé de l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Des processus rationalisés et une information plus fiable

Aujourd’hui, la communication entre les différentes équipes et les différents sites s’est fluidifiée et le traitement des données est plus rapide. Le nombre de litiges a été réduit car les tarifs sont intégrés dans les délais, respectant ainsi les accords fournisseurs. La chaîne de traitement s’est elle aussi fluidifiée, sans blocage contraignant à chaque facture.

L’un des bénéfices les plus significatifs réside également dans la traçabilité de l’information, tous les échanges étant désormais stockés dans les bases de données de l’entreprise. En cas de litige avec un fournisseur, les équipes ont un accès facile aux informations, qu’il s’agisse des échanges par e-mails, des dates d’intégration des tarifs et de leur traitement dans Bonita BPM ou dans l’ERP. De plus, grâce aux tableaux de bord plus évolués, les différentes actions peuvent être désormais mesurées précisément, avec une connaissance accrue de l’avancement des missions.

Les salariés ont rapidement constaté le temps gagné mais aussi la hausse de qualité du travail effectué. L’entreprise a ainsi acquis une véritable maturité du flux avec de nouveaux automatismes mis en place, générant une amélioration globale de son organisation.